Zusammenfassung
Dieser Leitfaden erklärt den Arbeitsablauf für Unterkünfte, die das Debitorenmanagement sowohl im PMS als auch in ihrer Buchhaltungssoftware mithilfe der Verfolgen von Forderungen aktiviert von Mews nachverfolgen möchten. Außerdem wird beschrieben, wie Omniboost mit den richtigen Informationen konfiguriert wird, um diese Funktion zu aktivieren.
1. Voraussetzungen
Diese Funktion setzt Folgendes voraus:
Datev-Buchhaltung oder Exact Online mit dem Workflow für abgeschlossene Rechnungen/Belege (nur Belgien)
Verfolgen von Forderungen aktiviert in der Mews-Buchhaltungskonfiguration
Eine dedizierte Zahlungsmethode (in der Regel externe Zahlung/Banküberweisung), die einer Buchhaltungskategorie zugeordnet ist
Debitorenbuchhaltung, die entweder bereits an die Buchhaltungsplattform übertragen wird oder bereit ist, über Omniboost gestartet zu werden
2. So funktioniert es im PMS
Das Hotelpersonal stellt im PMS eine Rechnung für einen Debitor aus.
Die Rechnungszahlung wird automatisch erstellt, wie im folgenden Order Items-Bericht zu sehen ist. Die Buchhaltungsintegration von Omniboost überspringt diese Zahlung und erstellt stattdessen entweder einen offenen Verkaufsbeleg in der Buchhaltungsplattform oder eine zentrale Debitorenkonto-Buchung im Journal, die entweder auf einem separaten Konto oder als Teil des Guest Ledger verbucht wird.
Eine Debitoren-Rechnungszahlung wird genau in dem Moment erstellt, in dem die Rechnung ausgestellt wird (die erste Zahlungszeile im Screenshot unten). Wenn das Personal später die Banküberweisung verknüpft, wird ein separater Debitoren-Rechnungszahlungsbeleg erstellt, der eine externe Zahlung für den auf der Rechnung fälligen Betrag enthält (grün hervorgehoben). Dadurch wird auch die Banküberweisung selbst (die externe Zahlung) ausgeschlossen, sodass in der Buchhaltungsplattform die tatsächliche Bankzahlung mit dem bereits übertragenen offenen Betrag dieses Debitors verknüpft und abgeglichen werden kann.
Die ausgestellte Rechnung enthält außerdem eine Zahlungsbestätigung mit einem Prüfpfad zum Debitoren-Rechnungszahlungsbeleg (grün hervorgehoben).
Der Order Items-Bericht zeigt außerdem die Zahlung, verknüpft mit der Zahlungsmethode und der Buchhaltungskategorie, die in der Mews-Konfiguration ausgewählt wurden (Accounting Category Setup und Accounting Configuration).
3. Einrichtung dieser Funktion in Omniboost Base
Damit die externe Zahlung (Banküberweisung) übersprungen wird, muss mindestens eine Buchhaltungskategorie zugewiesen werden. Wenn Ihre Integration bereits live ist, nehmen Sie diese Einstellung in Ihrer Base-Umgebung vor. Befinden Sie sich noch im Onboarding, finden Sie diese Felder im Onboarding-Formular unter Schritt 5.
Öffnen Sie in Ihrer Base-Übersicht die Integration, die Sie aktivieren möchten, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Integration Settings.
Scrollen Sie nach unten und aktivieren Sie die Schalter „Include Accounts Receivables“ und „Account Receivable tracking enabled in Mews?“.
Geben Sie im Feld „Skip this Mews Category“ die Kennung der entsprechenden Kategorie in Mews ein.
So finden Sie diese Kennung: Öffnen Sie in Mews die Details der Buchhaltungskategorie, die speziell für Banküberweisungszahlungen auf ausgehende Rechnungen/Gutschriften erstellt wurde. Kopieren Sie die Kennung am Ende der URL (Beispielformat: c2de9f75-0624-48af-a1b6-b23c411def7e) und fügen Sie sie in das Feld „Skip this Mews Category“ ein. Dies ist die Kategorie, die in Ihrer Mews-Datev-Integration übersprungen wird.
Bestätigen Sie die Änderungen, nachdem die Kennung hinzugefügt wurde.