Inom integrationen mellan Trivec och Fortnox har du möjlighet att aktivera fakturor, även vanligen kallat Faktura i Skandinavien.
För att aktivera den här funktionen och säkerställa att den fungerar korrekt måste några steg slutföras i förväg. Dessa steg ger oss nödvändig information och konfiguration för att aktivera fakturafunktionen i integrationen.
Vad gör "Balanskontot"?
I Trivec kan betalningar registreras med metoden "Faktura" – till exempel när en gästs beställning faktureras istället för att betalas direkt. Även om detta behandlas som en betalningsmetod i Trivec måste det hanteras annorlunda från en traditionell betalning i redovisningen.
Så här fungerar det:
När en fakturabetalning registreras i Trivec skickar integrationen dessa uppgifter till Fortnox.
För att korrekt återspegla detta i Fortnox skapas en motbokning (reversal entry) för att balansera transaktionen.
Detta resulterar i en debet- och kreditpost som tillfälligt placerar fakturabeloppet på ett Balanskonto (balansbokningskonto).
Den här mekanismen säkerställer att den dagliga exporten förblir balanserad och att fakturabetalningar från kassasystemet spåras korrekt.
I grunden fungerar Balanskontot som ett tillfälligt konto som säkerställer att din redovisning förblir korrekt och i linje med hur fakturabetalningar behandlas i Trivec.
Vilket konto ska användas?
Användare konfigurerar ett dedikerat balansbokningskonto (balanskonto) för detta ändamål. I BAS-kontoplanen, som är standarden för de flesta svenska företag, klassificeras kontonummer från 1000 till 2999 som balansräkningskonton:
Det måste vara ett unikt konto.
Det får inte delas med någon betalningsmetod eller produktintäktskategori i mappningen.
Var du hittar och skapar kontot i Fortnox
För att granska eller skapa detta gästreskontra i Fortnox:
Logga in i Fortnox.
Navigera till Inställningar > Bokföring > Kontoplan.
Hitta "Balanskontot" eller "Gästreskontra" i kontoplanen.
Trivec-ändringar för att aktivera fakturor
Innan fakturor kan skickas från Trivec till Fortnox måste några inställningar konfigureras i Trivec:
Ett betalningssätt (payment method/type) måste konfigureras i Trivec och ställas in som en Faktura.
Inställningen "Konto krävs" måste aktiveras för detta betalningssätt.
Adressfälten måste aktiveras för kundkonton för att säkerställa att all nödvändig faktureringsinformation inkluderas.
Dessa inställningar är nödvändiga för att generera giltiga fakturaposter och säkerställa lyckad export till Fortnox.
Fakturabetalningssätt (01)
En faktura i Trivec definieras som en order med ett betalningssätt där InvoiceType == Open. Dessutom måste inställningen "Konto krävs" vara aktiverad för det valda betalningssättet. Det innebär att en kund måste vara kopplad till ordern för att den ska kunna behandlas som en faktura.
För att göra detta, följ nästa steg: BackOffice > Försäljning > Betalningssätt
Adressfält måste aktiveras för konton/kunder (02)
De fält du vill skicka till redovisningsplattformen måste också aktiveras i Trivec. Du har flera alternativ att välja mellan gällande vilka uppgifter som ska inkluderas på fakturan, som visas i bilden nedan.
Fortnox-konfiguration för att aktivera fakturaregistrering
För att kunna skicka fakturor från Trivec till Fortnox måste specifika behörigheter beviljas i din Fortnox-miljö. Utan dessa kan problem uppstå – till exempel att Kundregistret inte är aktiverat för integrationsanvändaren.
För att förhindra detta, följ stegen nedan:
Logga in på din Fortnox-dashboard.
Navigera till Hantera användare.
Klicka på den användare som är kopplad till integrationen (den som aktiverade OAuth (Aktiveringen) för Fortnox i Base eller via en länk som Omniboost tillhandahöll).
Se till att Kundregister och andra relevanta behörigheter är aktiverade för den här användaren.
Detta säkerställer att Omniboost korrekt kan skapa och bokföra fakturor i Fortnox för din räkning.
Steg 1:
Steg 2:
Steg 3:
Aktivera fakturor (Fakturor) under onboarding i Base
Hoppa över det här steget om onboarding redan har slutförts och fakturering är aktiverad.
Om du ännu inte har aktiverat fakturor under onboardingprocessen i Base behöver du göra en liten justering i inställningarna.
Gå till Integrationer i Base.
Välj rätt plats.
Navigera till Integrationsinställningar.
Aktivera reglaget märkt "Aktivera fakturor (Faktura)".
När det är aktiverat visas två ytterligare fält:
Ett för att ange Balanskontot (balansbokningskonto).
Ett för att ange en anpassad beskrivning för kontot, som det kommer att visas i dina journalposter.
Det här steget krävs för att bokföra fakturor från Trivec till Fortnox.
