Résumé
Ce guide explique le fonctionnement pour les établissements qui souhaitent suivre la gestion des débiteurs à la fois dans le PMS et dans leur plateforme comptable grâce à la fonctionnalité de suivi des comptes clients de Mews. Il explique également comment configurer Omniboost avec les informations correctes pour activer cette fonctionnalité.
1. Prérequis
Cette fonctionnalité nécessite les éléments suivants :
Comptabilité Datev, ou Exact Online avec le flux de factures/notes clôturées (Belgique uniquement)
Le suivi des comptes clients activé dans la configuration comptable de Mews
Un mode de paiement dédié (généralement paiement externe/virement bancaire) associé à une catégorie comptable
Les comptes clients déjà transférés vers la plateforme comptable, ou prêts à être activés via Omniboost
2. Fonctionnement dans le PMS
Le personnel de l'hôtel émet une facture pour un débiteur dans le PMS.
Le paiement de la facture est créé automatiquement, comme le montre le rapport Order Items ci-dessous. L'intégration comptable d'Omniboost ignore ce paiement et crée à la place soit une écriture de vente ouverte dans la plateforme comptable, soit une écriture de compte débiteur central dans le journal général, comptabilisée sur un grand livre distinct ou dans le cadre du grand livre des clients (guest ledger).
Un paiement de facture de compte client est créé au moment même où la facture est émise (la première ligne de paiement dans la capture d'écran ci-dessous). Lorsque le personnel associe ensuite le virement bancaire, une facture de paiement de compte client distincte est créée, incluant un paiement externe pour le montant dû sur la facture (surligné en vert). Cela exclut également le virement bancaire lui-même (le paiement externe), de sorte que, dans la plateforme comptable, le paiement bancaire réel puisse être associé et rapproché du montant ouvert déjà transféré pour ce débiteur.
La facture émise inclut également une confirmation de paiement avec une piste d'audit vers la facture de paiement de compte client (surlignée en vert).
Le rapport Order Items affiche également le paiement associé au mode de paiement et à la catégorie comptable sélectionnés dans la configuration Mews (Accounting Category Setup et Accounting Configuration).
3. Configuration de cette fonctionnalité dans Omniboost Base
Pour garantir que le paiement externe (virement bancaire) soit ignoré, au moins une catégorie comptable doit être assignée. Si votre intégration est déjà en production, effectuez cette opération dans votre environnement Base. Si vous êtes encore en cours d'onboarding, vous trouverez ces champs dans le formulaire d'onboarding, à l'étape 5.
Ouvrez, depuis votre aperçu dans Base, l'intégration que vous souhaitez activer, puis cliquez sur l'onglet Integration Settings.
Faites défiler vers le bas et activez les commutateurs « Include Accounts Receivables » et « Account Receivable tracking enabled in Mews? ».
Dans le champ « Skip this Mews Category », saisissez l'identifiant de la catégorie concernée dans Mews.
Pour trouver cet identifiant : dans Mews, ouvrez les détails de la catégorie comptable créée spécifiquement pour les paiements par virement bancaire sur les factures/notes de crédit sortantes. Copiez l'identifiant à la fin de l'URL (format d'exemple : c2de9f75-0624-48af-a1b6-b23c411def7e), puis collez-le dans le champ « Skip this Mews Category ». C'est cette catégorie qui sera ignorée dans votre intégration Mews–Datev.
Confirmez les modifications une fois l'identifiant ajouté.