Resumen
Esta guía explica el flujo de trabajo para los establecimientos que desean realizar el seguimiento de la gestión de deudores tanto en el PMS como en su plataforma contable mediante la función de seguimiento de cuentas por cobrar de Mews. También explica cómo configurar Omniboost con la información correcta para activar esta función.
1. Requisitos
Esta función requiere lo siguiente:
Contabilidad Datev, o Exact Online con el flujo de facturas/documentos cerrados (solo Bélgica)
Seguimiento de cuentas por cobrar activado en la configuración contable de Mews
Un método de pago dedicado (normalmente pago externo/transferencia bancaria) vinculado a una categoría contable
Cuentas por cobrar que ya se estén transfiriendo a la plataforma contable, o listas para comenzar a través de Omniboost
2. Cómo funciona en el PMS
El personal del hotel emite una factura para un deudor en el PMS.
El pago de la factura se crea automáticamente, como se muestra en el informe Order Items a continuación. La integración contable de Omniboost omite este pago y, en su lugar, crea un asiento de venta abierto en la plataforma contable, o un asiento de cuenta de deudor central en el diario general, registrado en un libro mayor independiente o como parte del libro mayor de huéspedes (guest ledger).
Se crea un pago de factura de cuentas por cobrar en el mismo momento en que se emite la factura (la primera línea de pago en la captura de pantalla a continuación). Cuando el personal vincula posteriormente la transferencia bancaria, se crea una factura de pago de cuentas por cobrar independiente, que incluye un pago externo por el importe pendiente de la factura (resaltado en verde). Esto también excluye la propia transferencia bancaria (el pago externo), de modo que, en la plataforma contable, el pago bancario real pueda vincularse y conciliarse con el importe abierto de este deudor que ya ha sido transferido.
La factura emitida también incluye una confirmación de pago con una pista de auditoría hacia la factura de pago de cuentas por cobrar (resaltada en verde).
El informe Order Items también muestra el pago vinculado al método de pago y a la categoría contable seleccionados en la configuración de Mews (Accounting Category Setup y Accounting Configuration).
3. Configuración de esta función en Omniboost Base
Para garantizar que el pago externo (transferencia bancaria) se omita, se debe asignar al menos una categoría contable. Si su integración ya está en producción, realice este ajuste en su entorno Base. Si todavía se encuentra en proceso de incorporación (onboarding), encontrará estos campos en el formulario de onboarding, en el paso 5.
Abra, desde su resumen en Base, la integración que desea activar y, a continuación, haga clic en la pestaña Integration Settings.
Desplácese hacia abajo y active los interruptores "Include Accounts Receivables" y "Account Receivable tracking enabled in Mews?".
En el campo "Skip this Mews Category", introduzca el identificador de la categoría correspondiente en Mews.
Para encontrar este identificador: en Mews, abra los detalles de la categoría contable creada específicamente para los pagos por transferencia bancaria en facturas/notas de crédito emitidas. Copie el identificador al final de la URL (formato de ejemplo: c2de9f75-0624-48af-a1b6-b23c411def7e) y péguelo en el campo "Skip this Mews Category". Esta es la categoría que se omitirá en su integración Mews–Datev.
Confirme los cambios una vez añadido el identificador.