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Guide d'intégration | Lightspeed L-Series vers Cloudbeds

Ce document fournit un guide étape par étape pour configurer une intégration entre Lightspeed L-Series et Cloudbeds dans notre logiciel, le Datahub.

Aperçu du guide

Ce guide fournit des instructions détaillées pour mettre en place et configurer votre intégration entre Lightspeed L-Series → Cloudbeds via le Datahub. Il comprend les sections suivantes :

  1. Accéder au Datahub :

    • Instructions sur la manière de se connecter au Datahub via Cloudbeds.

  2. Configurer les paramètres du POS (Lightspeed L-Series) :

    • Conseils étape par étape pour configurer vos paramètres POS dans le Datahub.

  3. Configurer les paramètres Cloudbeds :

    • Instructions détaillées pour mettre en place et configurer vos paramètres Cloudbeds dans le Datahub.

Veuillez suivre chaque section afin de garantir une configuration d'intégration fluide et efficace.

Lancer le processus d'intégration

Pour commencer à intégrer Lightspeed L-Series à Cloudbeds, suivez ces étapes :

  1. Accéder à la Marketplace :

    • Accédez à la Marketplace dans Cloudbeds.

  2. Lancer la demande d'intégration :

    • Repérez et sélectionnez Lightspeed L by Omniboost dans la liste des intégrations disponibles.

  3. En savoir plus :

    • Cliquez sur le bouton LEARN MORE (En savoir plus) pour poursuivre la demande d'intégration.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Connecter l'application :

  • Après avoir cliqué sur Learn more, vous verrez un bouton vert intitulé Connect app (Connecter l'application).

    • Cliquez sur ce bouton pour lancer le processus d'intégration.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Sélectionner le bon établissement :

  1. Choisir l'établissement :

    • Vous serez dirigé vers un nouvel écran où vous pourrez choisir l'établissement (property) auquel vous souhaitez connecter les systèmes.

  2. Cliquer sur Continue :

    • Après avoir sélectionné l'établissement, cliquez sur le bouton Continue (Continuer) pour poursuivre la configuration de l'intégration.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Sélectionner votre établissement :

  • Vous serez dirigé vers un écran où vous devrez sélectionner à nouveau votre établissement.

    • Après avoir sélectionné votre société, appuyez sur le bouton Next (Suivant) pour passer à l'étape suivante du processus d'intégration.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Étapes pour créer un compte utilisateur :

  1. Créer un compte utilisateur :

    • Vous devrez créer un compte utilisateur pour vous connecter au Datahub, le système où l'intégration entre Lightspeed L-Series et Cloudbeds sera configurée.

    • Vous pouvez utiliser n'importe quelle adresse e-mail pour ce compte, mais il est recommandé d'utiliser la même adresse e-mail que celle de votre connexion Cloudbeds, par souci de cohérence.

      • Si vous avez plusieurs sites/établissements, veuillez utiliser le format d'e-mail suivant :

  2. Saisir l'e-mail et enregistrer :

    • Saisissez l'adresse e-mail choisie dans le champ prévu à cet effet.

    • Cliquez sur Save (Enregistrer) pour finaliser la création du compte.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Finaliser votre accès au Datahub

  1. Vérifier votre e-mail :

    • Après avoir terminé l'étape précédente, vous devriez avoir reçu un e-mail à l'adresse que vous avez fournie.

    • L'e-mail contiendra votre nom d'utilisateur, votre mot de passe et un lien vers le Datahub.

  2. Copier votre mot de passe :

    • Copiez le mot de passe figurant dans l'e-mail pour une utilisation ultérieure.

  3. Revenir au Datahub :

    • Cliquez sur le lien fourni dans l'e-mail pour accéder au Datahub, ou accédez manuellement à la page de connexion du Datahub si nécessaire.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Se connecter au Datahub

  1. Accéder à l'écran de connexion :

    • Accédez à la page de connexion du Datahub en utilisant le lien fourni dans votre e-mail ou en saisissant manuellement l'URL.

  2. Saisir vos identifiants :

    • E-mail : Saisissez l'adresse e-mail que vous avez utilisée pour créer le compte.

    • Mot de passe : Saisissez le mot de passe que vous avez reçu par e-mail.

  3. Sélectionner « Remember Me » (Se souvenir de moi) :

    • Cochez la case Remember me pour enregistrer vos identifiants de connexion pour un accès ultérieur.

  4. Cliquer sur « Login » (Connexion) :

    • Appuyez sur le bouton Login pour continuer.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer l'authentification à deux facteurs (2FA)

  1. Se connecter au Datahub :

    • Assurez-vous d'être connecté au Datahub avec vos identifiants.

  2. Lancer la configuration de la 2FA :

    • Localisez et cliquez sur le bouton Enable (Activer) pour démarrer le processus de configuration de l'authentification à deux facteurs (2FA).

  3. Suivre les instructions :

    • Suivez les instructions à l'écran pour terminer la configuration de la 2FA. Cela implique de lier votre compte à une application d'authentification (par ex. Google Authenticator, Authy) sur votre téléphone et de saisir un code de vérification.

  4. Terminer la configuration :

    • Une fois la configuration de la 2FA terminée, confirmez les étapes ou paramètres supplémentaires selon les invites.

Important : L'activation de la 2FA est une étape cruciale pour renforcer la sécurité de votre compte. Veillez à suivre attentivement toutes les instructions afin de vous assurer que la 2FA est correctement configurée. Si vous ignorez cette étape, vous ne pourrez plus vous reconnecter. Si cela vous arrive accidentellement, veuillez contacter pos-support@omniboost.io

Étapes pour configurer la 2FA :

  1. Scanner le QR code :

    • Sur l'écran où vous avez cliqué sur Enable, vous verrez un QR code.

    • Téléchargez une application 2FA telle que Google Authenticator ou Authy sur votre smartphone.

    • Ouvrez l'application et utilisez-la pour scanner le QR code affiché à l'écran. Ce QR code configurera vos codes 2FA.

  2. Générer et saisir le code 2FA :

    • L'application 2FA commencera à générer un nouveau code d'authentification toutes les 30 secondes.

    • Saisissez le code actuel de votre application dans le champ prévu à cet effet sur l'écran du Datahub pour terminer la configuration.

  3. Enregistrer les codes de récupération :

    • Veillez à noter les codes de récupération affichés à l'écran.

    • Ces codes de récupération peuvent être utilisés pour accéder à votre compte si vous perdez l'accès à votre application 2FA.

  4. Terminer la configuration :

    • Suivez les invites supplémentaires pour finaliser la configuration de la 2FA.

Important : Assurez-vous de conserver vos codes de récupération en lieu sûr. Ils sont essentiels pour accéder à votre compte si vous perdez un jour l'accès à votre application 2FA.

Démarrer la configuration de l'intégration

  1. Accéder à l'écran suivant :

    • Après avoir créé votre utilisateur et configuré l'authentification à deux facteurs (2FA), vous serez dirigé vers l'écran suivant.

  2. Cliquer sur « Start Setup » (Démarrer la configuration) :

    • Sur cet écran, repérez et cliquez sur le bouton « Start setup » pour commencer à configurer l'intégration.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Se connecter à Lightspeed L-Series

  1. Se connecter à Lightspeed L-Series :

    • Sur l'écran de configuration, repérez et cliquez sur le bouton Connect (Connexion) pour initier la connexion à Lightspeed L-Series.

  2. Se connecter avec vos identifiants :

    • Saisissez vos identifiants de connexion Lightspeed L-Series lorsque vous y êtes invité.

  3. Dépannage :

    • Si vous rencontrez une Server Error (erreur serveur) :

      • Vérifiez que votre mot de passe est correct.

      • Si vous êtes certain que le mot de passe est exact mais que vous rencontrez toujours des problèmes, essayez de vous connecter en utilisant une fenêtre de navigation privée ou incognito pour contourner d'éventuels problèmes de cache.

Configurer les paramètres Lightspeed

Maintenant que vous êtes connecté à Lightspeed, suivez ces étapes pour configurer vos paramètres de point de vente (POS) en vue de l'intégration avec Cloudbeds :

  1. Sélectionner votre société Lightspeed :

    • Choisissez la société Lightspeed correspondant à l'emplacement commercial où l'intégration avec Cloudbeds sera appliquée. Veillez à sélectionner la bonne société afin de répondre à vos besoins spécifiques.

  2. Définir le « On Room Payment Type » (type de paiement sur chambre) :

    • Vous devez spécifier le type de paiement utilisé pour les Room Charges (imputations sur chambre). En général, il est étiqueté Room Charge ou On Room.

    • Pour le vérifier, accédez au back-office Lightspeed et allez dans Configurations → Settings → Payment Methods afin de confirmer le nom exact utilisé.

  3. Configurer le « Tip Name » (nom du pourboire) :

    • Personnalisez la description des pourboires selon votre préférence. Les options courantes incluent Tips, Gratuity, Trinkgeld (si vous préférez l'allemand) ou tout autre terme de votre choix.

    • Cette description permet d'identifier la manière dont les pourboires sont traités et transmis à Cloudbeds.

  4. Choisir les catégories de remise (Discount Categories) :

    • Sélectionnez les groupes de produits auxquels vous souhaitez appliquer des remises. Vous pouvez sélectionner plusieurs catégories si nécessaire.

    • Si les remises ne sont pas utilisées dans votre configuration, vous pouvez soit utiliser Discounts comme option par défaut, soit laisser le champ vide.

    • Si vous n'avez aucune catégorie de remise à sélectionner, laissez simplement ce champ vide.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer les paramètres Cloudbeds

Une fois les paramètres Lightspeed (POS) configurés, l'étape suivante consiste à configurer les paramètres Cloudbeds (PMS) afin de garantir une connexion fluide entre les deux systèmes. Ce processus est relativement simple et implique quelques décisions clés :

Sélectionner votre compte de caisse (Cash Account) :

  • Choisissez le compte de caisse dans lequel toutes les transactions de revenus seront enregistrées. Ce compte est souvent intitulé Lightspeed Sales, mais vous pouvez créer un compte personnalisé si nécessaire. Assurez-vous que ce compte correspond à vos exigences de suivi financier.

Décision d'inclusion ou d'exclusion de la TVA/taxe :

Décidez si la TVA/taxe (taxe sur la valeur ajoutée) doit être incluse ou exclue dans vos transactions.

Exemple avec TVA/taxe incluse :

  • Pour un café au prix de 5 € avec un taux de TVA de 7 %, le montant total envoyé à Cloudbeds sera de 5,35 €. Cela inclut la TVA de 7 % (soit 0,35 €), de sorte que le montant final reflète le prix taxe comprise.

Exemple avec TVA/taxe sur une ligne distincte :

  • Pour le même achat de café, si la TVA/taxe est enregistrée séparément, Cloudbeds affichera 5 € pour le café et 0,35 € en tant qu'entrée de TVA/taxe distincte.

Remarque : Veuillez vous référer aux guides visuels ci-dessous pour plus de précisions.

Votre configuration est maintenant terminée.

Pour inclure les paiements en espèces et par carte en plus des imputations sur chambre, veuillez envoyer un e-mail à pos-support@omniboost.io pour en demander l'activation. Veillez à mentionner le nom de votre établissement et à préciser votre demande pour cette fonctionnalité.

Sans cette activation, l'intégration ne prendra en charge que les imputations sur chambre.

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