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Guide d'intégration | Lightspeed K-Series vers Mews

Ce document fournit un guide étape par étape pour configurer l'intégration entre Lightspeed K-Series et Mews dans notre système, le DataHub.

Aperçu du guide

Ce guide propose des instructions complètes pour établir et personnaliser l'intégration entre Lightspeed K-Series → Mews via le DataHub. Il comprend les sections suivantes :

  • Accéder au DataHub :

    • Étapes détaillées pour accéder à notre système, le DataHub.

  • Configurer les paramètres du POS (Lightspeed K-Series) :

    • Conseils approfondis pour configurer vos paramètres POS dans le DataHub.

  • Configurer les paramètres du backend Lightspeed :

    • Après la configuration des paramètres Lightspeed spécifiques dans le DataHub, des ajustements sont nécessaires dans le backend Lightspeed.

  • Configurer les paramètres Mews :

    • Instructions détaillées pour configurer et personnaliser vos paramètres Mews dans le DataHub.

  • Configurer le mappage dans le DataHub :

    • Instructions précises pour aligner les catégories de produits du POS avec les catégories comptables de Mews.

Veuillez suivre chaque section avec attention afin de garantir une configuration d'intégration fluide et efficace.

Exigences pour la configuration de l'intégration

Pour établir l'intégration Lightspeed K-Series → Mews, les informations suivantes sont nécessaires :

1. Catégories comptables dans Mews

Avant de commencer le processus d'intégration, les catégories comptables suivantes doivent être créées dans Mews :

  • Fallback Revenue (revenu de secours)

  • Fallback Payments (paiements de secours)

  • Tips/Gratuity (pourboires)

  • Service Charge (frais de service — le cas échéant)

    • Remarque : Cette catégorie comptable n'est pertinente que si des frais de service sont configurés dans votre système Lightspeed.

De plus, pendant le processus d'intégration, il est essentiel de lier vos catégories de produits et vos modes de paiement de Lightspeed à une catégorie comptable. Par exemple, si vous avez une catégorie de produits nommée « Bière », assurez-vous qu'il existe une catégorie comptable nommée « Boissons » ou « Alcool ». De même, pour les modes de paiement comme Visa, créez une catégorie comptable nommée « Visa » ou « Carte de crédit ». Veuillez vous assurer que ces catégories sont créées avant l'intégration, car vous en aurez besoin pendant le processus de mappage.

2. Service supplémentaire dans Mews

Un service supplémentaire spécifique doit être établi pour effectuer les imputations sur chambre (room charges). Ce service peut être nommé « Room Charge », mais vous pouvez également créer plusieurs services pour différents étages dans Lightspeed.

3. Points de vente (Outlets) dans Mews

Les points de vente ne doivent être créés que si vous prévoyez d'activer les paiements directs tels que les transferts en espèces ou par carte vers Mews. Le nom du point de vente peut être personnalisé en fonction de vos étages Lightspeed, le cas échéant, afin de répartir les revenus par étage.

Accéder au DataHub

Pour accéder au DataHub, suivez ces étapes :

  1. Obtenir les identifiants de connexion :

    • Assurez-vous d'avoir reçu des identifiants de connexion d'un agent du support Omniboost. Si vous ne les avez pas reçus, veuillez les demander à votre contact désigné chez Omniboost.

  2. Accéder au DataHub :

  3. Saisir vos identifiants :

    • E-mail : Saisissez l'adresse e-mail que vous avez utilisée pour créer le compte.

    • Mot de passe : Saisissez le mot de passe que vous avez reçu par e-mail.

  4. Sélectionner « Remember Me » (Se souvenir de moi) :

    • Cochez la case Remember me pour enregistrer vos identifiants de connexion pour un accès ultérieur.

  5. Cliquer sur « Login » (Connexion) :

    • Appuyez sur le bouton Login pour continuer.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer l'authentification à deux facteurs (2FA)

  1. Se connecter au DataHub :

    • Assurez-vous d'être connecté au DataHub avec vos identifiants.

  2. Lancer la configuration de la 2FA :

    • Localisez et cliquez sur le bouton Enable (Activer) pour démarrer le processus de configuration de l'authentification à deux facteurs (2FA).

  3. Suivre les instructions :

    • Suivez les instructions à l'écran pour terminer la configuration de la 2FA. Cela implique de lier votre compte à une application d'authentification (par ex. Google Authenticator, Authy) sur votre téléphone et de saisir un code de vérification.

  4. Terminer la configuration :

    • Une fois la configuration de la 2FA terminée, confirmez les étapes ou paramètres supplémentaires selon les invites.

Important : L'activation de la 2FA est une étape cruciale pour renforcer la sécurité de votre compte. Veillez à suivre attentivement toutes les instructions afin de vous assurer que la 2FA est correctement configurée. Si vous ignorez cette étape, vous ne pourrez plus vous reconnecter. Si cela vous arrive accidentellement, veuillez contacter pos-support@omniboost.io

Étapes pour configurer la 2FA :

  1. Scanner le QR code :

    • Sur l'écran où vous avez cliqué sur Enable, vous verrez un QR code.

    • Téléchargez une application 2FA telle que Google Authenticator ou Authy sur votre smartphone.

    • Ouvrez l'application et utilisez-la pour scanner le QR code affiché à l'écran. Ce QR code configurera vos codes 2FA.

  2. Générer et saisir le code 2FA :

    • L'application 2FA commencera à générer un nouveau code d'authentification toutes les 30 secondes.

    • Saisissez le code actuel de votre application dans le champ prévu à cet effet sur l'écran du DataHub pour terminer la configuration.

  3. Enregistrer les codes de récupération :

    • Veillez à noter les codes de récupération affichés à l'écran.

    • Ces codes de récupération peuvent être utilisés pour accéder à votre compte si vous perdez l'accès à votre application 2FA.

  4. Terminer la configuration :

    • Suivez les invites supplémentaires pour finaliser la configuration de la 2FA.

Important : Assurez-vous de conserver vos codes de récupération en lieu sûr. Ils sont essentiels pour accéder à votre compte si vous perdez un jour l'accès à votre application 2FA.

Démarrer la configuration de l'intégration

  1. Accéder à l'écran suivant :

    • Après avoir créé votre utilisateur et configuré l'authentification à deux facteurs (2FA), vous serez dirigé vers l'écran suivant.

  2. Cliquer sur « Start Setup » (Démarrer la configuration) :

    • Sur cet écran, repérez et cliquez sur le bouton Start setup pour commencer à configurer l'intégration.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer les paramètres de Lightspeed K-Series (POS)

  1. Se connecter à Lightspeed K-Series :

    • Sur l'écran de configuration, repérez et cliquez sur le bouton Connect (Connexion) pour initier la connexion à Lightspeed K-Series.

  2. Se connecter avec vos identifiants :

    • Saisissez vos identifiants de connexion Lightspeed K-Series lorsque vous y êtes invité.

  3. Autoriser :

    • Une fois connecté, sélectionnez tous les curseurs (sliders) et appuyez sur Authorize (Autoriser).

Dépannage : Si vous rencontrez une erreur serveur, veuillez vérifier que votre mot de passe est correct. Si vous êtes certain que le mot de passe est exact mais que vous rencontrez toujours des problèmes, essayez de vous connecter en utilisant une fenêtre de navigation privée ou incognito pour contourner d'éventuels problèmes de cache.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Paramètres Lightspeed (POS)

Maintenant que vous êtes connecté avec Lightspeed, vous arriverez sur l'écran de configuration. Ci-dessous, vous trouverez des explications sur les paramètres et les informations à saisir, illustrées par un exemple simple pour plus de clarté :

  1. Sélectionner votre société Lightspeed :

    • Commencez par choisir la société Lightspeed correspondant à l'emplacement commercial spécifique où vous utiliserez l'intégration Lightspeed K-Series vers Mews.

  2. Sélectionner le « On Room Payment Type » (type de paiement sur chambre) :

    • À cette étape, vous devez sélectionner le type de paiement associé aux Room Charges (imputations sur chambre). Dans la plupart des cas, ce bouton s'appelle Room Charge ou On Room.

      • Vous pouvez le vérifier dans votre back-office Lightspeed en accédant à : Configurations → Settings → Payment methods (Configurations → Paramètres → Modes de paiement)

  3. Configurer le « Tip Name » (nom du pourboire) :

    • Selon vos préférences, personnalisez la description des pourboires. Elle peut être nommée Tips, Gratuity ou tout autre terme de votre choix.

      • Cette description sera utilisée pour envoyer les pourboires à Mews.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer les paramètres du backend Lightspeed

Maintenant que les paramètres Lightspeed sont configurés dans le DataHub, nous devons effectuer quelques ajustements dans votre backend Lightspeed. Suivez ces étapes :

  1. Accéder au backend Lightspeed :

  2. Accéder aux paramètres de configuration :

    • Allez dans Configurations depuis le menu principal.

  3. Accéder aux modes de paiement :

    • Cliquez sur Settings (Paramètres), puis repérez et sélectionnez Payment methods (Modes de paiement).

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Ajuster les paramètres des modes de paiement dans Lightspeed

Maintenant que vous êtes dans la section Payment Methods du backend Lightspeed, suivez ces étapes détaillées pour configurer le mode de paiement Room Charge :

  1. Localiser le mode de paiement Room Charge :

    • Parcourez la liste des modes de paiement pour trouver celui associé aux imputations sur chambre. Il peut être étiqueté « Room Charge » ou similaire.

    • Sinon, créez un nouveau mode de paiement pour les Room Charges.

  2. Définir le mode de paiement :

    • Assurez-vous que le mode de paiement est défini sur Charge to room (imputer sur la chambre).

  3. Sélectionner le serveur PMS :

    • Définissez le serveur PMS sur Other (Autre).

  4. Vérifier les options supplémentaires :

    • Examinez attentivement toutes les autres options disponibles liées à ce mode de paiement afin de vous assurer qu'elles répondent aux besoins de votre entreprise.

  5. Enregistrer les paramètres :

    • Une fois tous les paramètres correctement ajustés, faites défiler jusqu'en bas de la page.

    • Cliquez sur le bouton Save (Enregistrer) pour sauvegarder vos modifications.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer les paramètres Mews (PMS)

Les étapes suivantes consistent à configurer les paramètres du PMS, spécifiquement pour Mews. Voici un guide détaillé pour vous accompagner dans ce processus.

  1. Sélectionner une catégorie comptable pour le code d'analyse par défaut :

    • Dans ce menu déroulant, choisissez le Fallback Revenue dont la création avait été demandée.

      • Objectif : Le Fallback Revenue agit comme un filet de sécurité au cas où une nouvelle catégorie de produits serait générée dans Lightspeed mais non mappée dans le DataHub. Si des données aboutissent dans cette catégorie, veuillez vous reconnecter et vérifier votre mappage.

  2. Sélectionner une catégorie comptable pour le code de paiement par défaut :

    • Dans ce menu déroulant, optez pour les Fallback Payments dont la création avait été demandée.

      • Objectif : Comme pour le Fallback Revenue, les Fallback Payments agissent comme une précaution pour les modes de paiement incorrectement mappés dans le DataHub, afin d'éviter toute perte de données.

  3. Sélectionner le bon point de vente (Outlet) :

    • Choisissez le point de vente approprié dans le menu déroulant pour l'étage/la configuration concernée. Par exemple, si vous avez Restaurant et Bar, sélectionnez le point de vente nommé Restaurant sous l'étage/la configuration Restaurant, et de même pour Bar.

  4. Sélectionner le service supplémentaire :

    • Dans ce menu déroulant, sélectionnez le Additional service (service supplémentaire) nommé Room Charge créé pour chaque point de vente, en veillant à la cohérence entre tous les points de vente.

  5. Sélectionner le code de pourboire (Tip Code) :

    • Dans ce menu déroulant, désignez la catégorie comptable à laquelle les Tips/Gratuities (pourboires) seront affectés.

  6. Sélectionner le code de frais de service (Service Charge Code) :

    • Dans la plupart des cas, vous pouvez également désigner ici le code de pourboire.

      • Le Service Charge n'est applicable que dans les régions où il est inclus dans la facture. S'il est utilisé, veuillez créer dans Mews une catégorie comptable nommée Service Charge.

  7. Sélectionner le code de frais de service avec TVA (Service Charge with VAT Code) :

    • Dans la plupart des cas, vous pouvez également indiquer ici la catégorie comptable Service Charge. Si vous n'utilisez pas cette option, veuillez attribuer ici la catégorie comptable Tip (pourboire).

      • Le Service Charge n'est pertinent que dans les régions où il est inclus dans la facture. S'il est utilisé, veuillez établir dans Mews une catégorie comptable appelée Service Charge.

  8. Configurer les codes de taxe (Tax Codes) :

    • En haut à gauche, vous trouverez les pourcentages des taxes/TVA. Sélectionnez le pourcentage correspondant dans le menu déroulant et assurez-vous d'un alignement précis.

      • Exemple :

        • menu déroulant 0 % → 0 %

        • menu déroulant 5 % → 5 %

        • menu déroulant 7 % → 7 %

        • menu déroulant 16 % → 16 %

        • menu déroulant 19 % → 19 %

Remarque : Une fois les étapes ci-dessus terminées, veuillez cliquer sur Submit (Soumettre) et poursuivre avec les actions suivantes.

Configurer le mappage entre Lightspeed K-Series et Mews

Maintenant que nous avons terminé la configuration des paramètres de Lightspeed K-Series (POS) et de Mews (PMS), la dernière étape consiste à configurer le mappage. Cela garantit que les transactions et les données de Lightspeed sont correctement catégorisées et enregistrées dans Mews.

Instructions étape par étape

  1. Accéder aux paramètres de mappage :

    • Accédez aux paramètres de mappage dans le DataHub. En haut, vous verrez vos étages Lightspeed. Chaque étage peut avoir son propre mappage, mais vous pouvez aussi utiliser le même mappage pour tous les étages en définissant le mappage du premier étage comme mappage par défaut.

  2. Aperçu du mappage :

    • Sur le côté gauche, vous trouverez les catégories de produits de Lightspeed.

    • Sur le côté droit, vous trouverez un menu déroulant avec vos catégories comptables Mews.

  3. Créer des mappages logiques :

    • Reliez les catégories de produits de Lightspeed aux catégories comptables Mews correspondantes.

    • Assurez-vous que votre mappage suit une logique afin de faciliter un transfert et un enregistrement précis des données.

  4. Exemples de scénarios de mappage :

    • Scénario 1 : Mappage direct de catégorie

      • Si vous avez une catégorie de produits Lightspeed nommée « Hot Drinks » (boissons chaudes — reliée à des produits comme le chocolat chaud, le café, le thé), assurez-vous qu'il existe une catégorie comptable Mews nommée « Hot Drinks ». Mappez la catégorie Lightspeed « Hot Drinks » à cette catégorie comptable.

    • Scénario 2 : Mappage de catégorie générale

      • Vous pourriez aussi créer une catégorie comptable Mews générale nommée « Drinks » (boissons) et mapper plusieurs catégories de produits Lightspeed (par ex. boissons chaudes, boissons froides, sodas) à cette unique catégorie comptable.

    • Scénario 3 : Mappage simplifié

      • Pour plus de simplicité, vous pourriez mapper toutes les catégories de produits Lightspeed liées à la nourriture et aux boissons à une catégorie comptable Mews générale nommée « F&B (Food and Beverage) ».

  5. Vérifier et ajuster :

    • Vérifiez le mappage pour vous assurer qu'il correspond aux besoins de votre entreprise.

    • Vous pouvez revoir et ajuster le mappage à tout moment, à mesure que votre entreprise évolue ou que vous trouvez des moyens plus efficaces de catégoriser vos transactions.

Exemple de configuration

Voici un exemple de configuration :

  • Catégorie de produits Lightspeed : Hot Drinks

    • Catégorie comptable Mews : Hot Drinks

  • Catégorie de produits Lightspeed : Soft Drinks

    • Catégorie comptable Mews : Drinks

  • Catégorie de produits Lightspeed : Desserts

    • Catégorie comptable Mews : F&B ou Food

Conseils supplémentaires

  • Expérimentez : Ne vous inquiétez pas de tout réussir du premier coup. N'hésitez pas à expérimenter différents mappages pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise.

  • Cohérence : Veillez à la cohérence dans la dénomination et la catégorisation pour faciliter le suivi et le reporting.

  • Consultez : Contactez votre agent Omniboost pour obtenir de l'aide ou si vous avez besoin d'assistance pour des mappages complexes.

Étapes finales

Après avoir configuré le mappage, vérifiez tous les paramètres pour vous assurer de leur exactitude. Une fois satisfait, vous pouvez procéder au test de l'intégration afin de confirmer que les données circulent correctement entre Lightspeed K-Series et Mews. Cela permettra d'identifier d'éventuels problèmes et de garantir un fonctionnement fluide par la suite. Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter votre interlocuteur chez Omniboost ou envoyer un e-mail à pos-support@omniboost.io

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

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