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Guide d'intégration | Lightspeed K-Series vers RMS Cloud

Ce document fournit un guide étape par étape pour configurer l'intégration entre Lightspeed K-Series et RMS Cloud dans notre système, le DataHub.

Aperçu du guide

Ce guide fournit des instructions détaillées pour mettre en place et configurer votre intégration entre Lightspeed K-Series → RMS Cloud via le DataHub. Il comprend les sections suivantes :

  • Accéder au DataHub :

    • Instructions sur la manière de se connecter à notre système, le DataHub.

  • Configurer les paramètres du POS (Lightspeed K-Series) :

    • Conseils étape par étape pour configurer vos paramètres POS dans le DataHub.

  • Configurer les paramètres du backend Lightspeed :

    • Après avoir configuré certains paramètres Lightspeed dans le DataHub, nous devrons ajuster certains paramètres dans le backend Lightspeed.

  • Configurer les paramètres RMS Cloud :

    • Instructions détaillées pour mettre en place et configurer vos paramètres RMS Cloud dans le DataHub.

  • Configurer le mappage :

    • Conseils clairs pour configurer les catégories de produits du POS afin qu'elles correspondent aux articles divers (sundries) de RMS Cloud.

  • Configurer le mappage des avoirs (Credit Notes) :

    • Conseils clairs pour configurer les catégories de produits du POS afin qu'elles correspondent aux avoirs de RMS Cloud.

Pour accéder au DataHub, vous aurez également besoin d'une application d'authentification (Authenticator) sur votre téléphone pour la 2FA. Nous recommandons l'une des applications gratuites suivantes :

Important : Cette intégration ne prend en charge que les imputations sur chambre (room charges) pour le moment. La prise en charge des paiements directs a été développée et est en cours de phase pilote. Si cela vous intéresse, veuillez contacter votre agent Omniboost désigné ou écrire à pos-support@omniboost.io.

Exigences pour la configuration de l'intégration

Pour établir l'intégration Lightspeed K-Series → RMS Cloud, les informations suivantes sont nécessaires :

1. Articles divers (sundries) dans RMS Cloud

Avant de commencer le processus d'intégration, les articles divers suivants doivent être créés dans RMS Cloud :

  • Un article divers pour : Fallback Revenue (revenu de secours)

  • Un article divers pour : Fallback Payments (paiements de secours)

  • Un article divers pour : Gratuity (Tips) (pourboires)

  • Un article divers pour : Service Charge (frais de service)

  • Un article divers pour : Service Charge w/Tax (frais de service avec taxe)

Mapper les catégories et les modes de paiement Lightspeed

Pendant le processus d'intégration, il est essentiel de mapper vos catégories de produits et vos modes de paiement Lightspeed aux articles divers (sundries) et aux avoirs (credit notes) correspondants dans RMS Cloud. Ce mappage garantit un flux précis des données de revenus et de paiements entre les deux systèmes, par exemple :

Si vous avez une catégorie de produits Lightspeed nommée « Snacks », vous pourriez créer un article divers RMS Cloud correspondant appelé « Food », qui englobe une large gamme d'options alimentaires, ou « Snack Foods », qui met spécifiquement en avant les en-cas. D'autres termes appropriés pourraient inclure « Treats » ou « Bites », selon les articles spécifiques que vous proposez.

Pour les boissons, si vous avez une catégorie de produits Lightspeed nommée « Beer », vous pourriez créer un article divers RMS Cloud correspondant appelé « Beverages », qui couvre divers types de boissons, ou « Craft Beer », qui met l'accent sur les bières artisanales. D'autres termes appropriés pourraient inclure « Alcoholic Beverages » ou « Refreshments », selon les articles spécifiques que vous proposez.

L'objectif est de garantir que la catégorisation soit claire et efficace à des fins de reporting, ce qui facilite le suivi des ventes. En établissant une connexion claire entre la catégorie de produits Lightspeed et l'article divers RMS Cloud, vous pouvez améliorer l'efficacité de votre gestion des données et de votre reporting.

Si vous avez activé le Full Revenue Push, il est essentiel de mapper les modes de paiement de Lightspeed K-Series aux articles divers RMS Cloud appropriés. Assurez-vous que tous les articles divers nécessaires sont créés dans RMS Cloud pour ces modes de paiement, par exemple :

  • Si vous avez un mode de paiement dans Lightspeed nommé « Visa », vous devrez créer un article divers correspondant dans RMS Cloud intitulé « Visa ». Vous pouvez également opter pour un nom plus générique tel que « Credit Card ». Cette approche vous permet de regrouper plusieurs types de paiement par carte de crédit (par ex. Visa, MasterCard, Amex) sous un seul article divers RMS Cloud, si vous le souhaitez.

Si vous avez activé le Full Revenue Push et configuré des paiements directs de Lightspeed vers RMS Cloud, assurez-vous d'avoir créé tous les articles divers nécessaires dans RMS Cloud pour les modes de paiement de Lightspeed K-Series.

Par exemple :

  • Si vous avez un mode de paiement Lightspeed nommé « Visa », créez un article divers RMS Cloud correspondant intitulé « Visa » ou utilisez un nom plus générique comme « Credit Card ». Cela vous permet de mapper plusieurs types de paiement par carte de crédit (par ex. Visa, MasterCard, Amex) sous un seul article divers RMS Cloud si vous le préférez.

Important : Créez ces articles divers avant l'intégration, car ils sont essentiels pour le processus de mappage.

2. Avoirs non attribués (Unassigned Credit Notes) dans RMS Cloud

Pour traiter avec succès les remboursements via cette intégration, il est essentiel d'établir un mappage distinct spécifiquement pour les avoirs. Pour chaque article divers utilisé dans l'intégration, vous devez également créer un avoir non attribué correspondant, par exemple :

  • Catégorie de produits Lightspeed : Beverages

  • Article divers RMS Cloud : Beverages

  • Avoir non attribué RMS Cloud : Beverages - Credit Note

La création de ce mappage est cruciale ; veuillez donc le vérifier minutieusement avant de poursuivre le processus de mappage. De plus, si vous rencontrez des problèmes avec les remboursements, le problème est probablement lié aux avoirs.

Accéder au DataHub

Pour accéder au DataHub, suivez ces étapes :

  1. Obtenir les identifiants de connexion :

    • Assurez-vous d'avoir reçu des identifiants de connexion d'un agent du support Omniboost. Si vous ne les avez pas reçus, veuillez les demander à votre contact désigné chez Omniboost.

  2. Accéder au DataHub :

  3. Saisir vos identifiants :

    • E-mail : Saisissez l'adresse e-mail que vous avez utilisée pour créer le compte.

    • Mot de passe : Saisissez le mot de passe que vous avez reçu par e-mail.

  4. Sélectionner « Remember Me » (Se souvenir de moi) :

    • Cochez la case Remember me pour enregistrer vos identifiants de connexion pour un accès ultérieur.

  5. Cliquer sur « Login » (Connexion) :

    • Appuyez sur le bouton Login pour continuer.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer l'authentification à deux facteurs (2FA)

  1. Se connecter au DataHub :

    • Assurez-vous d'être connecté au DataHub avec vos identifiants.

  2. Lancer la configuration de la 2FA :

    • Localisez et cliquez sur le bouton Enable (Activer) pour démarrer le processus de configuration de l'authentification à deux facteurs (2FA).

  3. Suivre les instructions :

    • Suivez les instructions à l'écran pour terminer la configuration de la 2FA. Cela implique de lier votre compte à une application d'authentification (par ex. Google Authenticator, Authy) sur votre téléphone et de saisir un code de vérification.

  4. Terminer la configuration :

    • Une fois la configuration de la 2FA terminée, confirmez les étapes ou paramètres supplémentaires selon les invites.

Important : L'activation de la 2FA est une étape cruciale pour renforcer la sécurité de votre compte. Veillez à suivre attentivement toutes les instructions afin de vous assurer que la 2FA est correctement configurée. Si vous ignorez cette étape, vous ne pourrez plus vous reconnecter. Si cela vous arrive accidentellement, veuillez contacter pos-support@omniboost.io.

Étapes pour configurer la 2FA :

  1. Scanner le QR code :

    • Sur l'écran où vous avez cliqué sur Enable, vous verrez un QR code.

    • Téléchargez une application 2FA telle que Google Authenticator ou Authy sur votre smartphone.

    • Ouvrez l'application et utilisez-la pour scanner le QR code affiché à l'écran. Ce QR code configurera vos codes 2FA.

  2. Générer et saisir le code 2FA :

    • L'application 2FA commencera à générer un nouveau code d'authentification toutes les 30 secondes.

    • Saisissez le code actuel de votre application dans le champ prévu à cet effet sur l'écran du DataHub pour terminer la configuration.

  3. Enregistrer les codes de récupération :

    • Veillez à noter les codes de récupération affichés à l'écran.

    • Ces codes de récupération peuvent être utilisés pour accéder à votre compte si vous perdez l'accès à votre application 2FA.

  4. Terminer la configuration :

    • Suivez les invites supplémentaires pour finaliser la configuration de la 2FA.

Important : Assurez-vous de conserver vos codes de récupération en lieu sûr. Ils sont essentiels pour accéder à votre compte si vous perdez un jour l'accès à votre application 2FA.

Démarrer la configuration de l'intégration

  1. Accéder à l'écran suivant :

    • Après avoir créé votre utilisateur et configuré l'authentification à deux facteurs (2FA), vous serez dirigé vers l'écran suivant.

  2. Cliquer sur « Start Setup » (Démarrer la configuration) :

    • Sur cet écran, repérez et cliquez sur le bouton Start setup pour commencer à configurer l'intégration.

Configurer les paramètres de Lightspeed K-Series (POS)

Pour intégrer Lightspeed à RMS Cloud, il est essentiel d'établir d'abord une connexion avec Lightspeed. Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour continuer :

Se connecter à Lightspeed K-Series :

  • Sur l'écran de configuration, repérez et cliquez sur le bouton Connect (Connexion) pour démarrer la connexion à Lightspeed K-Series.

Se connecter à l'aide de vos identifiants :

  • Lorsque vous y êtes invité, saisissez vos identifiants de connexion Lightspeed K-Series.

Autoriser :

  • Après vous être connecté, sélectionnez tous les curseurs (sliders) et cliquez sur Authorize (Autoriser).

Dépannage :

Si vous rencontrez une Server Error (erreur serveur) :

  • Vérifiez que votre mot de passe est saisi correctement.

  • Si vous pensez que votre mot de passe est correct mais que vous rencontrez toujours des problèmes, essayez de vous connecter en utilisant une fenêtre de navigation privée ou incognito pour éviter d'éventuels problèmes de cache.

Remarque : Pour une référence visuelle, veuillez consulter l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer les paramètres de Lightspeed K-Series (POS)

Maintenant que vous êtes connecté avec Lightspeed, vous arriverez sur l'écran de configuration. Ci-dessous, vous trouverez des explications sur les paramètres et les informations à saisir :

1. Sélectionner votre société Lightspeed

  • Commencez par choisir la société Lightspeed correspondant à l'emplacement commercial spécifique où vous utiliserez l'intégration Lightspeed K-Series vers RMS Cloud.

2. Sélectionner le « On Room Payment Type » (type de paiement sur chambre)

  • À cette étape, vous devez sélectionner le type de paiement associé aux Room Charges (imputations sur chambre). Dans la plupart des cas, ce bouton s'appelle Room Charge ou On Room.

    • Vous pouvez le vérifier dans votre back-office Lightspeed en accédant à : Payments → Payment methods (Paiements → Modes de paiement)

3. Configurer le « Tip Name » (nom du pourboire)

  • Selon vos préférences, personnalisez la description des pourboires. Elle peut être nommée Tips, Gratuity ou tout autre terme de votre choix.

  • Cette description sera utilisée pour envoyer les pourboires que vous recevez dans RMS Cloud.

En suivant ces étapes structurées, vous pouvez vous assurer que vos paramètres Lightspeed K-Series sont correctement configurés pour une intégration fluide avec RMS Cloud.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer les paramètres du backend Lightspeed

Pour assurer une intégration fluide entre le DataHub et Lightspeed, suivez ces étapes structurées pour configurer les paramètres du backend Lightspeed :

  1. Se connecter au backend Lightspeed

  2. Accéder à la section Paiement

    • Depuis le menu principal, sélectionnez Payment (Paiement).

  3. Sélectionner les modes de paiement

    • Cliquez sur « Payment methods » (Modes de paiement) dans le menu déroulant.

En suivant ces étapes, vous configurerez avec succès les paramètres nécessaires dans votre backend Lightspeed pour l'intégration avec le DataHub.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image d'accompagnement pour plus d'informations.

Ajuster les paramètres des modes de paiement dans Lightspeed

Pour configurer le mode de paiement « Room Charge » dans la section « Payment Methods » du backend Lightspeed, suivez ces étapes :

  1. Localiser le mode de paiement Room Charge

    • Parcourez la liste des modes de paiement pour trouver celui étiqueté « Room Charge » ou similaire.

      • Si vous ne le trouvez pas, créez un nouveau mode de paiement pour les Room Charges.

  2. Définir le mode de paiement

    • Définissez le mode de paiement sur Charge to room (imputer sur la chambre).

  3. Sélectionner le serveur PMS

    • Définissez le serveur PMS sur Other (Autre).

  4. Vérifier les options supplémentaires

    • Examinez toutes les autres options liées à ce mode de paiement afin de vous assurer qu'elles répondent aux besoins de votre entreprise.

  5. Enregistrer les paramètres

    • Après avoir ajusté tous les paramètres, faites défiler jusqu'en bas de la page et cliquez sur le bouton Save (Enregistrer) pour sauvegarder vos modifications.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer aux images d'accompagnement pour plus d'informations.

Configurer les paramètres de RMS Cloud (PMS)

Après avoir terminé la configuration des paramètres Lightspeed (POS), l'étape suivante consiste à configurer les paramètres de RMS Cloud (PMS). Cette section est plus simple que la configuration du POS et garantit un mappage et un traitement appropriés des différentes charges et paiements.

  1. Sélectionner un Default Analysis Code (code d'analyse par défaut) :

    • Choisissez l'article divers Fallback Revenue que vous avez créé.

      • Objectif : Le Fallback Revenue sert de mesure de sécurité au cas où une nouvelle catégorie de produits serait créée dans Lightspeed sans être mappée dans le DataHub.

      • Exemple : Si vous ajoutez un nouvel article au menu dans Lightspeed et oubliez de le mapper, le revenu sera tout de même enregistré sous ce code par défaut.

  2. Sélectionner un Default Payment Code (code de paiement par défaut) :

    • Sélectionnez l'article divers Fallback Payments que vous avez créé.

      • Objectif : Comme pour le Fallback Revenue, le Fallback Payments sert de précaution pour les paiements, bien qu'il ne soit pas activement utilisé puisque l'intégration ne prend actuellement en charge que les imputations sur chambre.

  3. Sélectionner un Service Charge Code (code de frais de service) :

    • Choisissez votre article divers Service Charge.

      • Objectif : Cet article divers est destiné aux frais de service. Même si vous n'utilisez pas de frais de service actuellement, il doit être configuré pour l'intégration.

  4. Sélectionner un Service Charge Code avec TVA :

    • Sélectionnez l'article divers Service Charge w/Tax.

      • Objectif : Similaire à l'article divers Service Charge, mais il inclut les taxes. Même s'il n'est pas utilisé actuellement, il doit être renseigné pour l'intégration.

  5. Sélectionner un Tip Code (code de pourboire) :

    • Choisissez la catégorie d'article divers Tip.

      • Objectif : C'est là que vos pourboires/gratifications seront enregistrés.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer le mappage entre Lightspeed K-Series et RMS Cloud

Maintenant que nous avons terminé la configuration des paramètres de Lightspeed (POS) et de RMS Cloud (PMS), la dernière étape consiste à configurer le mappage. Cela garantit que les transactions et les données de Lightspeed sont correctement catégorisées et enregistrées dans RMS Cloud.

  1. Accéder aux paramètres de mappage :

    • Accédez aux paramètres de mappage dans le DataHub. En haut, vous verrez vos étages Lightspeed. Chaque étage peut avoir son propre mappage, mais vous pouvez aussi utiliser le même mappage pour tous les étages en définissant le mappage du premier étage comme mappage par défaut.

  2. Aperçu du mappage :

    • Sur le côté gauche, vous trouverez les catégories de produits de Lightspeed.

    • Sur le côté droit, vous trouverez un menu déroulant avec vos articles divers RMS Cloud.

  3. Créer des mappages logiques :

    • Reliez les catégories de produits de Lightspeed aux articles divers RMS Cloud correspondants.

    • Assurez-vous que votre mappage suit une logique afin de faciliter un transfert et un enregistrement précis des données.

  4. Exemples de scénarios de mappage :

    • Scénario 1 : Mappage direct de catégorie

      • Si vous avez une catégorie de produits Lightspeed nommée « Hot Drinks » (reliée à des produits comme le chocolat chaud, le café, le thé), assurez-vous qu'il existe un article divers RMS Cloud nommé « Hot Drinks ». Mappez la catégorie Lightspeed « Hot Drinks » à cet article divers.

    • Scénario 2 : Mappage de catégorie générale

      • Vous pourriez aussi créer un article divers RMS Cloud général nommé « Drinks » et mapper plusieurs catégories de produits Lightspeed (par ex. boissons chaudes, boissons froides, sodas) à cet unique article divers.

    • Scénario 3 : Mappage simplifié

      • Pour plus de simplicité, vous pourriez mapper toutes les catégories de produits Lightspeed liées à la nourriture et aux boissons à un article divers RMS général nommé « F&B (Food and Beverage) ».

  5. Vérifier et ajuster :

    • Vérifiez le mappage pour vous assurer qu'il correspond aux besoins de votre entreprise.

    • Vous pouvez revoir et ajuster le mappage à tout moment, à mesure que votre entreprise évolue ou que vous trouvez des moyens plus efficaces de catégoriser vos transactions.

Exemple de configuration

Voici un exemple de configuration :

  • Catégorie de produits Lightspeed : Hot Drinks

    • Article divers RMS Cloud : Hot Drinks

  • Catégorie de produits Lightspeed : Soft Drinks

    • Article divers RMS Cloud : Drinks

  • Catégorie de produits Lightspeed : Desserts

    • Article divers RMS Cloud : F&B ou Food

Conseils supplémentaires

  • Expérimentez : Ne vous inquiétez pas de tout réussir du premier coup. N'hésitez pas à expérimenter différents mappages pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise.

  • Cohérence : Veillez à la cohérence dans la dénomination et la catégorisation pour faciliter le suivi et le reporting.

  • Consultez : Contactez votre agent Omniboost pour obtenir de l'aide ou si vous avez besoin d'assistance pour des mappages complexes.

  • Important : Si vous avez du mal à localiser dans votre mappage un article divers créé dans RMS Cloud, veuillez vérifier si l'article divers est lié à un établissement (property) dans RMS Cloud. S'il l'est, déconnectez-le et vous devriez pouvoir le retrouver.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer le mappage des avoirs (Credit Notes) entre Lightspeed K-Series et RMS Cloud

Nous avons réussi à mapper les articles divers RMS Cloud aux catégories de produits et aux modes de paiement Lightspeed correspondants. De plus, nous devons établir un mappage entre les catégories de produits Lightspeed et les avoirs (Credit Notes) de RMS Cloud. Cette étape est essentielle pour traiter les remboursements au sein de cette intégration.

Accéder aux paramètres de mappage :

  • Commencez par accéder aux paramètres de mappage dans le DataHub. En haut de la page, vous trouverez vos étages Lightspeed. De plus, chaque étage Lightspeed dispose d'une page d'avoirs correspondante.

  • Exemple : Si vous avez un étage Lightspeed nommé « Terrace » et un autre nommé « Restaurant », vous trouverez également dans la section des étages des pages intitulées « Terrace - Credit Notes » et « Restaurant - Credit Notes ». Ces pages spécifiques sont essentielles pour cette étape.

Aperçu du mappage :

  • Sur le côté gauche, vous verrez les catégories de produits de Lightspeed, tandis que sur le côté droit se trouve un menu déroulant présentant vos articles divers et vos avoirs RMS Cloud. Au cours de cette étape, nous nous concentrerons principalement sur les avoirs.

Créer des mappages logiques :

  • Reliez les catégories de produits de Lightspeed à leurs avoirs RMS Cloud respectifs. Il est essentiel de mettre en place un mappage logique afin de garantir un transfert précis des données.

  • De plus, confirmez que ces avoirs sont correctement établis en tant qu'avoirs dans RMS Cloud.

Exemples de scénarios de mappage :

  • Si vous avez une catégorie de produits Lightspeed nommée « Hot Drinks » (reliée à des produits comme le chocolat chaud, le café, le thé), assurez-vous qu'il existe un avoir RMS Cloud nommé « Hot Drinks - Credit Note ».

  • Cette approche vous permettra de traiter efficacement les remboursements pour ces catégories.

Vérifier et ajuster :

  • Action : Vérifiez le mappage pour vous assurer qu'il correspond aux besoins de votre entreprise.

  • Remarque : Vous pouvez revoir et ajuster le mappage à tout moment, à mesure que votre entreprise évolue ou que vous trouvez des moyens plus efficaces de catégoriser vos transactions.

  • Important : Si vous ne parvenez pas à localiser un avoir, vérifiez d'abord s'il est lié à un établissement (property) dans RMS Cloud. Si c'est le cas, procédez à sa déconnexion.

Étapes finales

Après avoir configuré le mappage, vérifiez tous les paramètres pour vous assurer de leur exactitude. Une fois satisfait, vous pouvez procéder au test de l'intégration afin de confirmer que les données circulent correctement entre Lightspeed et RMS Cloud. Cela permettra d'identifier d'éventuels problèmes et de garantir un fonctionnement fluide par la suite. Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter votre interlocuteur chez Omniboost ou envoyer un e-mail à pos-support@omniboost.io

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus de détails. Dans ce cas, au lieu d'utiliser « Beverage - Credit Note » comme exemple, le client a opté pour « Beverage - Refund » comme terme préféré pour l'avoir.

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