Introduction
PARTIE I La première partie de cet article d'aide vous guide dans la configuration de votre Configuration Comptable dans MEWS PMS. Une configuration comptable correcte dans votre environnement PMS permet à la Plateforme Omniboost d'extraire correctement les écritures comptables de Mews et de les transmettre à votre plateforme comptable.
PARTIE II La deuxième partie de cet article explique les différents Flux Comptables disponibles sur la Plateforme Omniboost. Choisir votre Flux Comptable préféré vous assure de respecter les lois et pratiques comptables de votre pays.
PARTIE 1 : Configurez votre configuration comptable MEWS
Omniboost peut commencer à configurer l'intégration comptable de votre hôtel avec MEWS PMS dès que votre configuration comptable est correctement paramétrée. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des sections MEWS PMS pertinentes pour l'intégration comptable.
1.1 Vue d'ensemble des catégories comptables
Comment trouver la vue d'ensemble des Catégories Comptables :
Menu MEWS > Paramètres > Propriété > Finance > Catégories Comptables
Vous trouverez ci-dessous un exemple de vue d'ensemble des Catégories Comptables dans un environnement MEWS.
Colonne 'Code de compte comptable'
Dans la colonne 'Code de compte comptable', un code de compte doit être saisi pour chaque catégorie comptable.
Veuillez noter que chaque code de compte saisi doit également exister dans le plan comptable de votre plateforme comptable.
Veuillez noter que l'intégration comptable Omniboost ne pourra pas envoyer d'écritures à votre système comptable dans les cas suivants :
Un code de compte est manquant pour l'une des Catégories Comptables dans MEWS (en supposant que la Catégorie Comptable est en cours d'utilisation).
L'un des codes de compte saisis dans MEWS n'existe pas dans le Plan Comptable de votre plateforme.
Colonne 'Code de centre de coût'
Dans la colonne 'Code de centre de coût', vous pouvez saisir des centres de coûts (si vous utilisez des centres de coûts dans votre environnement comptable).
Veuillez noter que les centres de coûts sont le plus souvent utilisés pour distinguer différentes sources de revenus. Si vous n'utilisez pas de centres de coûts, vous pouvez laisser vides les valeurs de cette colonne.
Autres colonnes
Les colonnes 'Code', 'Code externe' et 'Code de compte de comptabilisation' ne sont généralement pas consultées par l'intégration comptable Omniboost. Vous pouvez donc laisser vides ces colonnes.
Veuillez noter que si vous préférez un mapping comptable plus détaillé en plus des codes de compte et des (éventuels) codes de centre de coût, veuillez contacter votre représentant Omniboost.
Veuillez noter que vous n'avez pas besoin de notifier Omniboost en cas de modifications des catégories comptables et/ou des codes de compte et codes de centre de coût. La Plateforme Omniboost reconnaîtra automatiquement tout changement relatif à ces éléments dans l'environnement MEWS PMS.
1.2 Activer ou désactiver le 'Suivi des créances'
Comment trouver l'option 'Suivi des créances' dans la section Configuration Comptable :
Menu MEWS > Paramètres > Propriété > Finance > Configuration Comptable
L'option 'Suivi des créances' se trouve dans la section Configuration Comptable, comme indiqué ci-dessous.
Suivi des créances - Activé
L'option Suivi des créances permet à votre établissement de gérer les Comptes Clients (A/R) au sein de MEWS PMS.
Veuillez noter que les entrées A/R sont constituées de Factures et de Débiteurs.
Si vous avez activé le Suivi des créances et que vous émettez une facture, celle-ci aura le statut d'impayée et pourra être suivie/payée depuis le module de livre de ville (Comptes clients) ou depuis le profil individuel du client ou de l'entreprise. Ainsi, en activant le Suivi des créances dans votre environnement MEWS, votre équipe peut gérer les Comptes Clients (ou A/R) directement depuis MEWS.
Suivi des créances - Désactivé
Veuillez noter que l'activation du Suivi des créances a des conséquences pour l'intégration comptable Omniboost. Consultez cet article d'aide Omniboost qui explique les conséquences possibles.
Du point de vue d'Omniboost, nous conseillons de désactiver le Suivi des créances dans votre environnement MEWS dans les cas suivants :
Vous préférez que l'intégration comptable Omniboost envoie les entrées A/R à votre plateforme comptable.
Vous préférez gérer les A/R dans votre plateforme comptable plutôt que dans votre environnement MEWS PMS.
1.3 Fenêtre d'historique modifiable de la comptabilité
Comment trouver la 'Fenêtre d'historique modifiable de la comptabilité' dans la section Configuration Comptable :
Menu MEWS > Paramètres > Propriété > Finance > Configuration Comptable
La Fenêtre d'historique modifiable de la comptabilité (AEHW) expliquée :
« La Fenêtre d'historique modifiable de la comptabilité détermine la période pendant laquelle vous pouvez modifier les éléments comptables après leur consommation. Après ce délai, les éléments ne peuvent plus être modifiés. »
Le moment précis jusqu'auquel les éléments comptables peuvent être modifiés dans MEWS PMS est d'une importance capitale pour l'intégration comptable.
Ceci est important car l'intégration comptable Omniboost enverra également vos écritures comptables de MEWS à votre plateforme comptable à un moment précis. Omniboost doit donc s'assurer que les écritures envoyées ne peuvent plus être modifiées dans MEWS PMS par la suite.
Omniboost respectera toujours vos paramètres AEHW dans MEWS.
Quand recevrez-vous les écritures comptables du PMS dans votre plateforme comptable ?
Le délai avec lequel l'intégration comptable Omniboost envoie les données de MEWS à votre plateforme comptable est déterminé en ajoutant un jour (1 jour) à l'AEHW défini dans votre environnement MEWS.
Cela signifie qu'il n'y aura pas de divergences entre les écritures comptables dans MEWS et les entrées dans votre plateforme comptable.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des paramètres de la Fenêtre d'historique modifiable de la comptabilité (tels que définis dans MEWS) et les délais correspondants de l'intégration Omniboost pour l'envoi des écritures à votre plateforme comptable :
Paramètre AEHW dans MEWS | Délai d'intégration comptable | Exemple pratique |
1 jour | 2 jours | Les entrées du 1er juin de MEWS seront reçues le 3 juin |
2 jours | 3 jours | Les entrées du 1er juin de MEWS seront reçues le 4 juin |
3 jours | 4 jours | Les entrées du 1er juin de MEWS seront reçues le 5 juin |
4 jours | 5 jours | Les entrées du 1er juin de MEWS seront reçues le 6 juin |
5 jours | 6 jours | Les entrées du 1er juin de MEWS seront reçues le 7 juin |
6 jours | 7 jours | Les entrées du 1er juin de MEWS seront reçues le 8 juin |
7 jours | 8 jours | Les entrées du 1er juin de MEWS seront reçues le 9 juin |
Veuillez noter qu'il est également possible de définir la Fenêtre d'historique modifiable de la comptabilité sur un nombre X de jours et Y heures.
Par exemple, une AEHW d'1 jour et 12 heures.
Si vous définissez une Fenêtre d'historique modifiable de la comptabilité dans MEWS sur une valeur comprise entre des jours entiers, veuillez contacter votre représentant Omniboost. Votre représentant Omniboost pourra déterminer et vous expliquer le délai d'intégration comptable (correspondant à l'AEHW que vous avez défini dans MEWS).
1.4 Configuration comptable finalisée
Une fois que vous avez finalisé votre configuration comptable MEWS conformément aux informations de cet article, Omniboost peut effectuer une vérification finale de la configuration. Pour qu'Omniboost puisse effectuer cette vérification de votre environnement MEWS, veuillez créer un utilisateur pour info@omniboost.io avec des droits d'administrateur.
Veuillez noter qu'Omniboost n'apportera aucune modification à votre environnement MEWS. Toute modification que nous vous recommandons suite à la vérification de la configuration comptable devra être effectuée par l'hôtel lui-même.
PARTIE 2 : Choisissez votre flux comptable
Plusieurs Flux Comptables sont pris en charge sur la Plateforme Omniboost :
(1) Un Flux Comptable Fermé
Option 1 : Basé sur des écritures de journal
Option 2 : Basé sur des factures
(2) Un Flux Comptable de Consommation
(3) Un Flux Comptable Hybride
Vous trouverez ci-dessous une explication et les détails des deux flux.
2.1 Flux Comptable Fermé
Dans un Flux Comptable Fermé, les revenus sont comptabilisés une fois qu'un client quitte l'hôtel et que la facture correspondante est clôturée.
Si le client paie le montant total à la fin du séjour, la facture est intégralement clôturée ; on parle alors d'une Facture soldée (Bill).
Si le client quitte l'hôtel sans payer la totalité du montant directement (c'est-à-dire qu'il est autorisé à payer le montant restant ultérieurement), on parle alors d'une Facture (Invoice).
Dans un Flux Comptable Fermé, l'intégration comptable Omniboost extraira les revenus du système PMS une fois qu'une Facture soldée (Bill) est clôturée ou qu'une Facture (Invoice) est émise. Cela signifie également que si un client n'a pas encore quitté l'hôtel et que le folio client correspondant n'est pas encore clôturé, les revenus ne seront pas encore extraits.
Il existe deux options différentes dans le Flux Comptable Fermé. Vous trouverez ci-dessous les détails de ces options.
Option 1 : Un Flux Comptable Fermé basé sur des écritures de journal
Dans cette option de Flux Fermé, l'intégration comptable Omniboost extraira les revenus fermés (et paiements) et créera une écriture de journal dans votre plateforme comptable basée sur ces revenus et paiements fermés.
La réconciliation des écritures comptables entre MEWS PMS et l'écriture de journal dans votre plateforme comptable s'effectue en exécutant le Rapport Comptable dans MEWS de type Fermé.
Accédez au Rapport Comptable :
Exécutez ensuite le Rapport Comptable basé sur le type 'Fermé' :
Veuillez noter que par défaut, les intégrations comptables Omniboost extraient les données du Rapport Comptable sur une base 00h00 à 00h00 (comme indiqué dans l'image ci-dessus).
Par défaut, Omniboost considère 00h00 comme la fin de journée pour votre hôtel.
Si vous préférez une fin de journée différente (par exemple 02h00, ce qui signifie que les données sont extraites du Rapport Comptable sur une base 02h00 à 02h00), veuillez contacter votre représentant Omniboost.
Option 2 : Un Flux Comptable Fermé basé sur des Factures
Dans cette option de Flux Fermé, l'intégration comptable Omniboost extraira les revenus fermés (et paiements) et les enverra sous forme de Factures individuelles (avec les informations du débiteur correspondant) à votre plateforme comptable.
La réconciliation des écritures comptables entre MEWS PMS et les Factures dans votre plateforme comptable s'effectue en exécutant le Rapport des Factures dans MEWS.
Accédez au Rapport des Factures :
Comprendre le Rapport Comptable et le Rapport des Factures
Le Rapport Comptable MEWS affiche les revenus (et paiements) au niveau des Catégories Comptables.
Le Rapport Comptable est adapté au Flux Fermé basé sur des écritures de journal.
Le Rapport des Factures MEWS fournit les mêmes informations que le Rapport Comptable, mais au niveau des Factures individuelles.
Le Rapport des Factures est adapté au Flux Fermé basé sur des Factures.
2.2 Flux Comptable de Consommation
Dans un Flux Comptable de Consommation, l'intégration comptable extraira les revenus consommés (et paiements) du Rapport Comptable MEWS et créera une écriture de journal dans votre plateforme comptable basée sur ces revenus et paiements consommés.
Comme vous l'avez lu dans la section précédente de cet article d'aide, l'Intégration Comptable Omniboost peut extraire les entrées Fermées du Rapport Comptable MEWS et créer une écriture de journal dans votre plateforme comptable basée sur ces revenus et paiements fermés. L'intégration comptable Omniboost peut faire de même pour les revenus consommés.
La réconciliation des écritures comptables entre MEWS PMS et l'écriture de journal dans votre plateforme comptable s'effectue en exécutant le Rapport Comptable dans MEWS de type Consommé.
Accédez au Rapport Comptable:
Exécutez ensuite le Rapport Comptable basé sur le type 'Consommé':
Veuillez noter que par défaut, les intégrations comptables Omniboost extraient les données du Rapport Comptable sur une base 00h00 à 00h00 (comme indiqué dans l'image ci-dessus).
Par défaut, Omniboost considère 00h00 comme la fin de journée pour votre hôtel.
Si vous préférez une fin de journée différente (par exemple 02h00, ce qui signifie que les données sont extraites du Rapport Comptable sur une base 02h00 à 02h00), veuillez contacter votre représentant Omniboost.
2.3 Flux Comptable Hybride
Les lois et pratiques comptables dans certains pays exigent l'utilisation d'un Flux Comptable Hybride.
Un Flux Comptable Hybride est un flux dans lequel les Flux Fermé et de Consommation sont combinés.
Un pays où un Flux Comptable Hybride est courant est l'Espagne. Consultez cet article d'aide Omniboost qui explique les détails du Flux Hybride espagnol.
Si un tel Flux Comptable Hybride s'applique à la situation de votre établissement, veuillez en informer votre représentant Omniboost. Les détails d'un tel Flux Comptable Hybride pourront alors être discutés lors d'une réunion.
Résumé des flux comptables
Vous trouverez ci-dessous un résumé des différents Flux Comptables :
Un Flux Comptable Fermé basé sur des écritures de journal Dans cette option de Flux Fermé, l'intégration comptable Omniboost extraira les revenus fermés (et paiements) et créera une écriture de journal dans votre plateforme comptable basée sur ces revenus et paiements fermés.
Un Flux Comptable Fermé basé sur des Factures Dans cette option de Flux Fermé, l'intégration comptable Omniboost extraira les revenus fermés (et paiements) et les enverra sous forme de Factures individuelles (avec les informations du débiteur correspondant) à votre plateforme comptable.
Un Flux Comptable de Consommation Dans un Flux Comptable de Consommation, l'intégration comptable extraira les revenus consommés (et paiements) du Rapport Comptable MEWS et créera une écriture de journal dans votre plateforme comptable basée sur ces revenus et paiements consommés.
Flux Comptable | Fermé | Fermé | Consommé |
Basé sur | Écritures de journal | Factures | Écritures de journal |
Réconciliation avec rapport MEWS | Rapport Comptable | Rapport des Factures | Rapport Comptable |