Dans MEWS, il existe une option appelée : Suivi des créances. Cette option se trouve dans la configuration comptable, comme indiqué ci-dessous.
Que fait le suivi des créances ?
Cette option permet à un établissement de gérer ses comptes clients (débiteurs) dans MEWS. Concrètement, lorsqu'une facture est émise, elle est clôturée et un « paiement de facture client » est créé. Ce paiement de facture client peut être retrouvé dans un aperçu des comptes clients dans MEWS. De cette façon, les établissements peuvent gérer leurs comptes clients directement dans MEWS.
Conséquences pour l'intégration comptable via Omniboost
L'activation du suivi des créances dans MEWS a les conséquences suivantes pour notre intégration :
Imaginez que nous enregistrons les débiteurs pour vous sur la plateforme comptable. Lorsque ce débiteur effectue un paiement (généralement par virement bancaire), vous réconciliez le paiement avec le débiteur/la facture dans votre administration. Tout est réglé. Mais, si dans MEWS le suivi des créances était activé, un paiement de facture client est toujours ouvert. L'établissement ajoute alors ce paiement (virement bancaire) dans MEWS pour réconcilier également le débiteur dans MEWS. Le problème qui survient est qu'un autre paiement est enregistré dans MEWS, que nous envoyons à la plateforme comptable. Ce paiement est alors traité deux fois dans l'administration – ce qui n'est pas souhaitable.
Un autre problème est que, en raison du suivi des créances, l'établissement peut créer des factures ressemblant à la capture d'écran ci-dessous. Comme vous pouvez le voir, une facture est créée sans aucun revenu facturé – seuls des paiements sont ajoutés. Il ne s'agit donc pas d'une facture, et nous ne comptabilisons pas ce type de documents sur la plateforme comptable. Il en résulte que, pour les intégrations fermées, les numéros de facture ne sont plus consécutifs.
Un troisième inconvénient est que vous devez maintenant gérer vos débiteurs dans 2 systèmes (plateforme comptable et MEWS). L'équipe comptable doit donc informer l'établissement lorsque les débiteurs ont payé, afin qu'ils puissent ajouter ce paiement dans MEWS. Si l'établissement n'ajoute pas les paiements dans MEWS, un grand nombre de débiteurs ouverts resteront dans MEWS et brouillera certains aperçus dans MEWS.
Enfin et surtout, l'activation du suivi des créances rendra plus difficile (et parfois impossible) de faire correspondre votre grand livre des clients avec les rapports dans MEWS.
Conclusion
Nous recommandons vivement de désactiver l'option de suivi des créances lorsque vous disposez d'une intégration comptable avec nous. Cela vous évitera de nombreux problèmes par la suite.