Qu'est-ce qu'Omniboost Base ?
La plateforme Omniboost Base vous permet de consulter, d'intégrer et de gérer vos intégrations comptables Omniboost existantes. Ce document décrit les informations et les fonctionnalités disponibles via votre nouveau profil Base.
Propriétés
Si votre compte inclut plusieurs propriétés, vous pouvez voir l'aperçu de toutes vos propriétés en cliquant sur Propriétés dans le menu principal visible sur le côté gauche de l'écran. Si applicable, chaque emplacement et les informations associées seront ajoutés par l'équipe Omniboost au fur et à mesure du déploiement.
En cliquant sur le nom de chaque emplacement (affiché en bleu), vous pourrez voir les informations de base sur cet établissement.
Intégrations
Chaque connexion fournie à chaque emplacement est listée séparément. Vous pouvez voir une liste complète des intégrations en cliquant sur Intégrations dans le menu principal.
La vue d'ensemble ci-dessus montre les informations suivantes :
Nom interne de l'intégration : Après la complétion d'un formulaire d'intégration, cliquer sur le nom vous permet de modifier n'importe lequel de vos mappings précédents.
Compte (propriété) : Quelle propriété cette intégration dessert.
Produit (combinaison logicielle) : Quels deux systèmes l'intégration connecte.
Étape d'intégration : Lors de l'intégration initiale, cette colonne indique à quelle étape du formulaire d'intégration vous vous trouvez actuellement.
Statut : Il s'agit du statut global de l'intégration (En direct : actif, Terminé : plus en fonction, Intégration : formulaire d'intégration en cours, etc.).
Créé : Date à laquelle l'intégration a été ajoutée à Base (demandée par vous et configurée par Omniboost).
Exécutions (Runs)
En cliquant sur l'option Exécutions du menu principal, vous accéderez à la vue d'ensemble de toutes les exécutions pour chacune de vos intégrations Omniboost. Une exécution représente une instance unique où l'intégration récupère les données du système source, les transforme dans le format nécessaire et les pousse vers le système de destination cible.
Chaque ligne affiche une exécution individuelle avec les informations suivantes :
Exécution : Lien vers les détails de l'exécution (journaux de tous les endpoints/actions liés à chaque transfert complet de données).
Compte (propriété) : Pour quelle propriété l'exécution était destinée.
Actif (intégration) : Pour quelle intégration l'exécution était destinée.
Date impactée : La date des données envoyées via l'exécution.
Exécuté le : La date et l'heure auxquelles l'intégration a été exécutée.
Statut : Si les données ont été envoyées avec succès, ont rencontré des erreurs, ont échoué, etc.
Explication des différents types de statuts :
Les données ont été publiées avec succès dans le système comptable – aucune autre action n'est nécessaire.
Les données n'ont pas été envoyées. Vérifiez les journaux, résolvez l'erreur, puis réessayez. Si l'erreur persiste après la nouvelle tentative, une investigation supplémentaire ou l'aide de l'équipe Omniboost est nécessaire.
L'exécution originale n'a pas réussi, mais après résolution de l'erreur, les données ont été publiées avec succès – aucune autre action n'est nécessaire.
Omniboost a effectué une manipulation des données et celles-ci ont été publiées avec succès – aucune autre action n'est nécessaire.
Journaux : Détails techniques concernant l'exécution.
Erreurs : Erreurs que votre équipe peut traiter avant d'effectuer une nouvelle exécution.
Réexécuter : L'option de déclencher une nouvelle exécution si et seulement si une erreur claire s'est produite et que vous avez pu la résoudre (ajout d'un code de compte manquant, modification du mapping, insertion des informations requises dans le système source, etc.). Ce bouton ne résultera pas en un transfert de données réussi si l'erreur sous-jacente n'est pas résolue.
Mettre à jour le mapping de votre intégration
Votre profil Base vous permet de consulter et de gérer la configuration et le mapping de votre intégration pendant toute la durée de vie de la connexion. Pour gérer votre mapping, allez dans Intégrations et cliquez sur le nom de l'intégration que vous souhaitez consulter ou mettre à jour.
Cela vous redirigera vers les détails de votre intégration où vous pouvez gérer les options listées ci-dessous.
IMPORTANT : Si votre intégration a été configurée en dehors de Base, le mapping utilisé dans votre intégration ne sera pas disponible pour consultation. Vous pourrez tout de même ajouter de nouvelles valeurs et demander une mise à jour via le système comme expliqué ci-dessous.
1. Statut de connexion des systèmes source et destination
Veuillez noter qu'il s'agit d'exemples et que votre vue peut différer selon les systèmes applicables.
Ici, vous pouvez voir si vous vous êtes correctement connecté aux systèmes que nous intégrons. Cela permettra à Omniboost de récupérer et d'afficher toutes les informations nécessaires pour offrir la meilleure expérience d'intégration.
Si vous êtes correctement connecté mais utilisez un utilisateur incorrect ou un environnement différent, vous pouvez vous reconnecter au bon compte ici.
IMPORTANT : Si vous n'êtes pas connecté à votre système PMS/Kassensystem (POS), nous ne pourrons pas récupérer les catégories dynamiques de revenus/produits nécessaires à l'affichage de votre étape de mapping. Votre étape de mapping sera vide et vous ne pourrez pas soumettre de demande de mise à jour de mapping à notre équipe.
Si vous n'êtes pas connecté à votre système comptable, nous ne pourrons pas récupérer et afficher votre plan comptable. Vous verrez à la place un champ de texte où vous pouvez saisir manuellement la valeur requise (code de compte comptable, centre de coût, etc.).
2. Paramètres d'intégration
Le cas échéant, cette page affichera tous les paramètres requis pour votre connexion, à l'exclusion du mapping comptable des variables dynamiques récupérées de votre environnement PMS/logiciel de caisse (POS). Ces variables diffèrent selon la combinaison logicielle.
3. Mapping d'intégration
Si vous êtes connecté à votre système source, vous pourrez voir toutes les catégories pertinentes récupérées de votre PMS/logiciel de caisse (POS). Celles-ci seront affichées sur le côté gauche de la vue d'ensemble du mapping. Pour chacune de ces catégories, vous verrez un champ pour chaque valeur correspondante requise.
Veuillez noter qu'il s'agit d'exemples et que votre vue peut différer selon les systèmes applicables. L'exemple ci-dessus montre une liste de catégories de revenus configurées dans un environnement PMS et logiciel de caisse (POS). Pour chacune de ces catégories, nous avons besoin d'un code de compte comptable. Si votre environnement PMS/logiciel de caisse (POS) était connecté, le champ à côté de chaque catégorie serait un menu déroulant contenant votre plan comptable.
IMPORTANT : Nous recommandons vivement de connecter votre environnement PMS/logiciel de caisse (POS) directement via Base pour chaque intégration. Si votre environnement PMS n'est pas connecté (bien que déconseillé), vous pouvez tout de même saisir manuellement le code de compte comptable requis.
Une fois les modifications saisies, n'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer. Cela stockera automatiquement les nouvelles valeurs et notifiera l'équipe Omniboost pour qu'elle examine les modifications et les intègre à votre intégration en direct. Il n'est pas nécessaire de contacter l'équipe support par e-mail. Une fois les modifications implémentées dans votre intégration, vous recevrez une notification via votre profil Base.
Journaux d'exécution détaillés
Pour chaque exécution ayant rencontré des erreurs, vous pouvez voir des détails supplémentaires sur ce qui s'est passé. Ces détails sont accessibles en allant dans Exécutions et en cliquant sur les détails d'exécution de toute exécution impactée.
Cela vous redirigera vers plus d'informations sur cette exécution spécifique. Pour voir les journaux, cliquez sur l'onglet Journaux.
Vous pourrez alors voir toutes les informations disponibles et pertinentes concernant l'erreur impactant cette exécution spécifique.
Effectuer une nouvelle exécution de données
Si votre profil utilisateur dispose des autorisations appropriées, vous pourrez renvoyer n'importe lesquelles de vos données précédemment envoyées. Cette fonction peut être utilisée pour :
Renvoyer des données non publiées dans votre système comptable en raison d'une configuration incorrecte ou d'une erreur.
Renvoyer des données qui ont été publiées partiellement ou incorrectement dans votre système comptable.
Renvoyer des données modifiées dans le système PMS/logiciel de caisse (POS) après l'exécution automatique initiale des données.
Important : Quand utiliser la fonction de nouvelle exécution
Ne renvoyez des données qu'après que l'erreur sous-jacente ou le problème de configuration ait été résolu. Si la cause racine n'a pas été traitée, la nouvelle exécution échouera à nouveau.
Erreurs que vous pouvez résoudre vous-même
Certaines erreurs surviennent en raison de paramètres de configuration dans votre PMS, logiciel de caisse (POS) ou système comptable. Après avoir mis à jour les paramètres concernés, vous pouvez utiliser la fonction de nouvelle exécution pour renvoyer les données affectées.
Erreurs gérées par Omniboost
Certains problèmes nécessitent l'intervention de l'équipe Omniboost. Ces erreurs sont automatiquement signalées par l'intégration, il n'est donc pas nécessaire de contacter le support séparément.
Une fois le problème résolu, vous pouvez réexécuter les données affectées si nécessaire.
Vérification rapide avant de réexécuter
Avant de déclencher une nouvelle exécution, confirmez que :
Le problème de configuration qui a causé l'erreur a été résolu.
Tous les changements requis dans votre PMS, logiciel de caisse (POS) ou système comptable ont été appliqués.
Vous avez reçu une confirmation d'Omniboost si le problème nécessitait une intervention technique.
Une fois ces conditions remplies, vous pouvez utiliser la fonction de nouvelle exécution en toute sécurité. Pour ce faire :
Allez dans la vue d'ensemble des Exécutions.
Trouvez le transfert de données original.
Cliquez sur le bouton gris Réexécuter dans le coin droit.
Dans la fenêtre contextuelle affichée, cliquez sur le bouton bleu Lancer la nouvelle exécution.
La nouvelle exécution ainsi que son statut seront affichés sous l'originale. Si la nouvelle exécution a réussi, le statut passera de 'complété avec des erreurs' (rouge) à 'erreur, mais nouvelle exécution terminée' (vert).
Utilisateurs
En cliquant sur Utilisateurs, vous pouvez voir une liste de tous les utilisateurs actuellement connectés à votre compte global.
Vous pouvez également ajouter de nouveaux membres de l'équipe en cliquant sur le bouton AJOUTER NOUVEAU dans le coin supérieur droit. Vous serez alors redirigé vers la page où vous devrez saisir les détails demandés.
Cliquez sur le bouton gris Générer pour créer un mot de passe aléatoire unique que vous pouvez ensuite copier et coller dans les champs Mot de passe et Confirmer le mot de passe.
Assurez-vous d'activer le bouton Actif dans le coin supérieur droit. Si vous souhaitez que le nouvel utilisateur n'ait accès qu'à certaines propriétés, veuillez préciser lesquelles en sélectionnant dans la liste globale. Si vous ne précisez pas, l'utilisateur aura accès à toutes.
Lors de la sélection du rôle, gardez à l'esprit qu'un Administrateur client aura plus de droits qu'un Utilisateur client. Si vous souhaitez ajouter un rôle personnalisé avec certaines autorisations, vous pouvez en créer un nouveau en allant dans Utilisateurs → Rôles → Ajouter nouveau.
Intégration d'une nouvelle intégration
Votre profil de plateforme Base vous permet de vous connecter et de fournir toutes les valeurs nécessaires pour configurer chaque nouvelle connexion.
Pour compléter l'intégration, vous pouvez vous connecter à votre profil Base, aller dans Intégrations et cliquer sur l'étape affichée dans la colonne Intégration.
En cliquant sur l'étape d'intégration pour cette intégration, vous serez redirigé vers le formulaire d'intégration correspondant. La dernière étape complétée vous sera affichée, vous permettant de reprendre et de continuer à partir de là.
Si c'est la première fois que vous accédez au formulaire, vous serez toujours redirigé vers les CGU.
Connexion à votre système comptable
Chacun des systèmes comptables que vous utilisez a une façon différente de se connecter, donc l'étape 4 diffère selon le système.