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Guide d'intégration | Lightspeed K-Series vers Shiji

Ce document fournit un guide étape par étape pour configurer l'intégration entre Lightspeed K-Series et Shiji dans notre système, le DataHub.

Aperçu du guide

Ce guide fournit des instructions détaillées pour mettre en place et configurer votre intégration entre Lightspeed K-Series → Shiji via le DataHub. Il comprend les sections suivantes :

  • Accéder au DataHub :

    • Instructions sur la manière de se connecter à notre système, le DataHub.

  • Configurer les paramètres du POS (Lightspeed K-Series) :

    • Conseils étape par étape pour configurer vos paramètres POS dans le DataHub.

  • Configurer les paramètres du backend Lightspeed :

    • Après avoir configuré certains paramètres Lightspeed dans le DataHub, nous devrons ajuster certains paramètres dans le backend Lightspeed.

  • Configurer les paramètres Shiji :

    • Instructions détaillées pour mettre en place et configurer vos paramètres Shiji dans le DataHub.

  • Configurer le mappage :

    • Conseils clairs pour configurer les catégories de produits du POS afin qu'elles correspondent aux codes de transaction de Shiji.

Pour accéder au DataHub, vous aurez également besoin d'une application d'authentification (Authenticator) sur votre téléphone pour la 2FA. Nous recommandons l'une des applications gratuites suivantes :

Exigences pour la configuration de l'intégration

Pour établir l'intégration Lightspeed K-Series → Shiji, les informations suivantes sont nécessaires :

1. Codes de transaction dans Shiji

Avant de commencer le processus d'intégration, les codes de transaction suivants doivent être créés dans Shiji :

  • Fallback Revenue (revenu de secours)

  • Fallback Payments (paiements de secours)

  • Tips/Gratuity (pourboires)

  • Code de Service Charge (frais de service)

  • Codes de statut de compte pour les imputations sur chambre (IH, DO, DI, OP)

  • Codes de statut de compte paymaster (IH, DO, OP)

  • Codes de groupe de comptes (RES, PMS, POS, IFC, GRP, PM, CFB/ME)

  • External Account Number (numéro de compte externe)

De plus, pendant le processus d'intégration, il est essentiel de lier vos catégories de produits et vos modes de paiement de Lightspeed à un code de transaction. Par exemple, si vous avez une catégorie de produits nommée « Beer », assurez-vous qu'il existe un code de transaction nommé « Beverages » ou « Alcohol ». De même, pour les modes de paiement comme Visa, créez un code de transaction nommé « Visa » ou « Credit Card ». Veuillez vous assurer que ces catégories sont créées avant l'intégration, car vous en aurez besoin pendant le processus de mappage.

Accéder au DataHub

Pour accéder au DataHub, suivez ces étapes :

  1. Obtenir les identifiants de connexion :

    • Assurez-vous d'avoir reçu des identifiants de connexion d'un agent du support Omniboost. Si vous ne les avez pas reçus, veuillez les demander à votre contact désigné chez Omniboost.

  2. Accéder au DataHub :

  3. Saisir vos identifiants :

    • E-mail : Saisissez l'adresse e-mail que vous avez utilisée pour créer le compte.

    • Mot de passe : Saisissez le mot de passe que vous avez reçu par e-mail.

  4. Sélectionner « Remember Me » (Se souvenir de moi) :

    • Cochez la case Remember me pour enregistrer vos identifiants de connexion pour un accès ultérieur.

  5. Cliquer sur « Login » (Connexion) :

    • Appuyez sur le bouton Login pour continuer.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer l'authentification à deux facteurs (2FA)

  1. Se connecter au DataHub :

    • Assurez-vous d'être connecté au DataHub avec vos identifiants.

  2. Lancer la configuration de la 2FA :

    • Localisez et cliquez sur le bouton Enable (Activer) pour démarrer le processus de configuration de l'authentification à deux facteurs (2FA).

  3. Suivre les instructions :

    • Suivez les instructions à l'écran pour terminer la configuration de la 2FA. Cela implique de lier votre compte à une application d'authentification (par ex. Google Authenticator, Authy) sur votre téléphone et de saisir un code de vérification.

  4. Terminer la configuration :

    • Une fois la configuration de la 2FA terminée, confirmez les étapes ou paramètres supplémentaires selon les invites.

Important : L'activation de la 2FA est une étape cruciale pour renforcer la sécurité de votre compte. Veillez à suivre attentivement toutes les instructions afin de vous assurer que la 2FA est correctement configurée. Si vous ignorez cette étape, vous ne pourrez plus vous reconnecter. Si cela vous arrive accidentellement, veuillez contacter pos-support@omniboost.io

Étapes pour configurer la 2FA :

  1. Scanner le QR code :

    • Sur l'écran où vous avez cliqué sur Enable, vous verrez un QR code.

    • Téléchargez une application 2FA telle que Google Authenticator ou Authy sur votre smartphone.

    • Ouvrez l'application et utilisez-la pour scanner le QR code affiché à l'écran. Ce QR code configurera vos codes 2FA.

  2. Générer et saisir le code 2FA :

    • L'application 2FA commencera à générer un nouveau code d'authentification toutes les 30 secondes.

    • Saisissez le code actuel de votre application dans le champ prévu à cet effet sur l'écran du DataHub pour terminer la configuration.

  3. Enregistrer les codes de récupération :

    • Veillez à noter les codes de récupération affichés à l'écran.

    • Ces codes de récupération peuvent être utilisés pour accéder à votre compte si vous perdez l'accès à votre application 2FA.

  4. Terminer la configuration :

    • Suivez les invites supplémentaires pour finaliser la configuration de la 2FA.

Important : Assurez-vous de conserver vos codes de récupération en lieu sûr. Ils sont essentiels pour accéder à votre compte si vous perdez un jour l'accès à votre application 2FA.

Démarrer la configuration de l'intégration

  1. Accéder à l'écran suivant :

    • Après avoir créé votre utilisateur et configuré l'authentification à deux facteurs (2FA), vous serez dirigé vers l'écran suivant.

  2. Cliquer sur « Start Setup » (Démarrer la configuration) :

    • Sur cet écran, repérez et cliquez sur le bouton Start setup pour commencer à configurer l'intégration.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Se connecter à Lightspeed K-Series

Pour intégrer Lightspeed à Shiji, il est essentiel d'établir d'abord une connexion avec Lightspeed. Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour continuer :

  1. Se connecter à Lightspeed K-Series :

    • Sur l'écran de configuration, repérez et cliquez sur le bouton Connect (Connexion) pour initier la connexion à Lightspeed K-Series.

  2. Se connecter à l'aide de vos identifiants :

    • Saisissez vos identifiants administrateur de connexion Lightspeed K-Series lorsque vous y êtes invité.

  3. Autoriser :

    • Une fois connecté, sélectionnez tous les curseurs (sliders) et appuyez sur Authorize (Autoriser).

Dépannage : Si vous rencontrez une erreur serveur, veuillez vérifier que votre mot de passe est correct. Si vous êtes certain que le mot de passe est exact mais que vous rencontrez toujours des problèmes, essayez de vous connecter en utilisant une fenêtre de navigation privée ou incognito pour contourner d'éventuels problèmes de cache.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer les paramètres de Lightspeed K-Series (POS)

Maintenant que vous êtes connecté avec Lightspeed, vous arriverez sur l'écran de configuration. Ci-dessous, vous trouverez des explications sur les paramètres et les informations à saisir, illustrées par un exemple simple pour plus de clarté :

  1. Sélectionner votre emplacement commercial Lightspeed (Business location) :

    • Commencez par choisir l'emplacement commercial Lightspeed correspondant aux emplacements DataHub que vous êtes en train de configurer. (S'il vous manque un emplacement dans le DataHub, veuillez contacter pos-support@omniboost.io.)

  2. Sélectionner le « On Room Payment Type » (type de paiement sur chambre) :

    • À cette étape, vous devez sélectionner le type de paiement associé aux Room Charges (imputations sur chambre). Dans la plupart des cas, ce bouton s'appelle Room Charge ou On Room.

      • Si vous n'avez pas encore créé le bouton d'imputation sur chambre, veuillez vous référer à l'étape suivante de cet article : « Configurer les paramètres du backend Lightspeed ».

      • Si vous en avez créé un mais que vous ne le voyez pas dans le menu déroulant, poursuivez la configuration et revenez à la page « POS settings » (Paramètres POS) à la fin pour compléter le champ « on room payment type ».

  3. Configurer le « Tip Name » (nom du pourboire) :

    • Selon vos préférences, personnalisez la description des pourboires. Elle peut être nommée Tips, Gratuity ou tout autre terme de votre choix.

      • Cette description sera utilisée pour envoyer les pourboires à Shiji.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer les paramètres du backend Lightspeed

Pour assurer une intégration fluide entre le DataHub et Lightspeed, suivez ces étapes structurées pour configurer les paramètres du backend Lightspeed :

  1. Se connecter au backend Lightspeed

  2. Accéder à la section Paiement

    • Depuis le menu principal, sélectionnez Payment (Paiement).

  3. Sélectionner les modes de paiement

    • Cliquez sur « Payment methods » (Modes de paiement) dans le menu déroulant.

En suivant ces étapes, vous configurerez avec succès les paramètres nécessaires dans votre backend Lightspeed pour l'intégration avec le DataHub.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image d'accompagnement pour plus d'informations.

Ajuster les paramètres des modes de paiement dans Lightspeed

Pour configurer le mode de paiement « Room Charge » dans la section « Payment Methods » du backend Lightspeed, suivez ces étapes :

  1. Localiser le mode de paiement Room Charge

    • Parcourez la liste des modes de paiement pour trouver celui étiqueté « Room Charge » ou similaire.

      • Si vous ne le trouvez pas, créez un nouveau mode de paiement pour les Room Charges.

  2. Définir le mode de paiement

    • Définissez le mode de paiement sur Charge to room (imputer sur la chambre).

  3. Sélectionner le serveur PMS

    • Définissez le serveur PMS sur Other (Autre).

  4. Vérifier les options supplémentaires

    • Examinez toutes les autres options liées à ce mode de paiement afin de vous assurer qu'elles répondent aux besoins de votre entreprise.

  5. Enregistrer les paramètres

    • Après avoir ajusté tous les paramètres, faites défiler jusqu'en bas de la page et cliquez sur le bouton Save (Enregistrer) pour sauvegarder vos modifications.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer aux images d'accompagnement pour plus d'informations.

Important : Après avoir configuré le mode de paiement Room charge, veuillez accéder, sur le côté gauche, à POS -> Devices (Appareils) -> sélectionnez tous les appareils et demandez un rechargement (reload).

Configurer les paramètres de Shiji (PMS)

Les étapes suivantes consistent à configurer les paramètres du PMS, spécifiquement pour Shiji. Voici un guide détaillé pour vous accompagner dans ce processus.

  1. Sélectionner un code de transaction pour le Default Transaction Code (code de transaction par défaut) :

    • Dans ce menu déroulant, choisissez le Fallback Revenue dont la création avait été demandée.

      • Objectif : Le Fallback Revenue agit comme un filet de sécurité au cas où une nouvelle catégorie de produits serait générée dans Lightspeed mais non mappée dans le DataHub. Si des données aboutissent dans cette catégorie, veuillez vous reconnecter et vérifier votre mappage.

  2. Sélectionner un code de transaction pour le Default Payment Code (code de paiement par défaut) :

    • Dans ce menu déroulant, optez pour le Fallback Payments dont la création avait été demandée.

      • Objectif : Comme pour le Fallback Revenue, le Fallback Payments agit comme une précaution pour les modes de paiement incorrectement mappés dans le DataHub, afin d'éviter toute perte de données.

  3. Sélectionner le code de pourboire (Tip Code) :

    • Dans ce menu déroulant, désignez le code de transaction auquel les Tips/Gratuities (pourboires) seront affectés.

  4. Renseigner les codes de statut de compte pour les imputations sur chambre (Roomcharge Account Status Codes) :

    • Inscrivez les codes de statut de compte pour les filtres, en les séparant par une virgule (n'utilisez pas d'espaces).

      • Exemple : IH,DO,DI,OP

  5. Renseigner les codes de statut de compte paymaster (Paymaster Account Status Codes) :

    • Inscrivez les codes de statut de compte pour les filtres, en les séparant par une virgule (n'utilisez pas d'espaces).

      • Exemple : IH,DO,OP

  6. Activer/désactiver les transactions groupées (Grouped Transactions) :

    • Sélectionnez l'option Grouped Transactions pour consolider automatiquement les articles identiques du reçu en une seule ligne.

      • Par exemple : 2 bières au lieu de 1 bière, 1 bière.

  7. Activer/désactiver « Post to Lost account » (enregistrer sur un compte perdu) :

    • Choisissez si vous souhaitez utiliser l'option « Post to Lost account » ; elle enregistre l'imputation sur chambre sur un compte perdu (lost account) lorsque l'imputation initiale échoue.

  8. Renseigner le numéro de caisse (Cashiering Number) :

    • Inscrivez le numéro de caisse (qui correspond à l'IFC).

      • Le numéro de caisse (Cashiering Number) doit vous être fourni par votre interlocuteur chez Shiji.

  9. Renseigner les codes de groupe de comptes (Account Group Codes) :

    • Inscrivez les codes de groupe de comptes pour les filtres, en les séparant par une virgule (n'utilisez pas d'espaces).

      • Exemple : RES,PMS,POS,IFC,GRP,PM,CFB Ou : RES,PMS,POS,IFC,GRP,PM,ME

  10. Renseigner le numéro de compte externe (External Account Number) :

    • Inscrivez le numéro de compte externe.

      • Exemple : Omniboost-cash

  11. Sélectionner le code de frais de service (Service Charge Code) :

    • Dans la plupart des cas, vous pouvez également indiquer ici le code de transaction Service Charge. Si vous n'utilisez pas cette option, veuillez attribuer ici le code de transaction Tip (pourboire).

      • Le Service Charge n'est pertinent que dans les régions où il est inclus dans la facture. S'il est utilisé, veuillez établir dans Shiji un code de transaction appelé Service Charge.

  12. Sélectionner le fuseau horaire (Timezone) :

    • Sélectionnez le fuseau horaire dans lequel se trouve l'établissement.

Remarque : Une fois les étapes ci-dessus terminées, veuillez cliquer sur Submit (Soumettre) et poursuivre avec les actions suivantes.

Configurer le mappage entre Lightspeed K-Series et Shiji

Maintenant que nous avons terminé la configuration des paramètres de Lightspeed K-Series (POS) et de Shiji (PMS), la dernière étape consiste à configurer le mappage. Cela garantit que les transactions et les données de Lightspeed sont correctement catégorisées et enregistrées dans Shiji.

Instructions étape par étape

  1. Accéder aux paramètres de mappage :

    • Accédez aux paramètres de mappage dans le DataHub. En haut, vous verrez vos étages Lightspeed. Chaque étage peut avoir son propre mappage, mais vous pouvez aussi utiliser le même mappage pour tous les étages en définissant le mappage du premier étage comme mappage par défaut.

  2. Aperçu du mappage :

    • Sur le côté gauche, vous trouverez les catégories de produits de Lightspeed.

    • Sur le côté droit, vous trouverez un menu déroulant avec vos codes de transaction Shiji.

  3. Créer des mappages logiques :

    • Reliez les catégories de produits de Lightspeed aux codes de transaction Shiji correspondants.

    • Assurez-vous que votre mappage suit une logique afin de faciliter un transfert et un enregistrement précis des données.

  4. Exemples de scénarios de mappage :

    • Scénario 1 : Mappage direct de catégorie

      • Si vous avez une catégorie de produits Lightspeed nommée « Hot Drinks » (reliée à des produits comme le chocolat chaud, le café, le thé), assurez-vous qu'il existe un code de transaction Shiji nommé « Hot Drinks ». Mappez la catégorie Lightspeed « Hot Drinks » à ce code de transaction.

    • Scénario 2 : Mappage de catégorie générale

      • Vous pourriez aussi créer un code de transaction Shiji général nommé « Drinks » et mapper plusieurs catégories de produits Lightspeed (par ex. boissons chaudes, boissons froides, sodas) à cet unique code de transaction.

    • Scénario 3 : Mappage simplifié

      • Pour plus de simplicité, vous pourriez mapper toutes les catégories de produits Lightspeed liées à la nourriture et aux boissons à un code de transaction Shiji général nommé « F&B (Food and Beverage) ».

  5. Vérifier et ajuster :

    • Vérifiez le mappage pour vous assurer qu'il correspond aux besoins de votre entreprise.

    • Vous pouvez revoir et ajuster le mappage à tout moment, à mesure que votre entreprise évolue ou que vous trouvez des moyens plus efficaces de catégoriser vos transactions.

Exemple de configuration

Voici un exemple de configuration :

  • Catégorie de produits Lightspeed : Hot Drinks

    • Code de transaction Shiji : Hot Drinks

  • Catégorie de produits Lightspeed : Soft Drinks

    • Code de transaction Shiji : Drinks

  • Catégorie de produits Lightspeed : Desserts

    • Code de transaction Shiji : F&B ou Food

Conseils supplémentaires

  • Expérimentez : Ne vous inquiétez pas de tout réussir du premier coup. N'hésitez pas à expérimenter différents mappages pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise.

  • Cohérence : Veillez à la cohérence dans la dénomination et la catégorisation pour faciliter le suivi et le reporting.

  • Consultez : Contactez votre agent Omniboost pour obtenir de l'aide ou si vous avez besoin d'assistance pour des mappages complexes.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Étapes finales

Après avoir configuré le mappage, vérifiez tous les paramètres pour vous assurer de leur exactitude. Une fois satisfait, vous pouvez procéder au test de l'intégration afin de confirmer que les données circulent correctement entre Lightspeed K-Series et Shiji. Cela permettra d'identifier d'éventuels problèmes et de garantir un fonctionnement fluide par la suite. Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter votre interlocuteur chez Omniboost ou envoyer un e-mail à pos-support@omniboost.io

Important : Si vous n'avez pas encore mappé le bouton d'imputation sur chambre dans la page des paramètres POS, veuillez accéder à « POS settings » (Paramètres POS) sur le côté gauche pour compléter le champ « On room payment type » et cliquer sur « save » (enregistrer).

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