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Guide d'intégration | Lightspeed K-series vers Opera Cloud

Aperçu du guide

Ce guide propose des instructions complètes pour établir et personnaliser l'intégration entre Lightspeed K-series et Opera Cloud via le DataHub afin de pouvoir enregistrer les imputations sur chambre (room charges). Il comprend les sections suivantes :

  • Accéder au DataHub :

    • Instructions sur la manière de se connecter à notre système, le DataHub.

  • Configurer les paramètres du POS (Lightspeed K-series) :

    • Conseils étape par étape pour configurer vos paramètres POS dans le DataHub.

  • Configurer les paramètres du PMS (Opera) :

    • Conseils étape par étape pour configurer vos paramètres PMS dans le DataHub.

  • Configurer le mappage :

    • Instructions précises pour aligner les catégories de produits du POS avec les codes de transaction d'Opera Cloud.

  • Tester l'intégration :

    • Après avoir configuré l'intégration, vous pourrez la tester.

  • Problèmes courants :

    • Lors du test et de l'utilisation de l'intégration, vous pourriez rencontrer certains problèmes courants.

Pour accéder au DataHub, vous aurez également besoin d'une application d'authentification (Authenticator) sur votre téléphone pour la 2FA. Nous recommandons l'une des applications gratuites suivantes :

Exigences pour la configuration de l'intégration

Avant de pouvoir commencer à connecter ces deux systèmes l'un à l'autre et poursuivre l'intégration, les informations suivantes doivent être prêtes :

Accès au DataHub :

  • Vous devez disposer d'un compte DataHub avant de continuer. Les identifiants sont envoyés depuis no-reply@omniboost.io. Veuillez vérifier votre boîte de réception pour confirmer que vous les avez bien reçus.

Chambre de test dans Opera Cloud :

  • Créez une chambre de test dans Opera Cloud avant de commencer le processus d'intégration. Cela vous permet de tester l'intégration immédiatement après avoir terminé l'intégration.

Codes de transaction dans Opera Cloud :

  • Un code de transaction nommé « Fallback Lightspeed »

  • Un code de transaction nommé « Fallback Payments Lightspeed »

  • Un code de transaction nommé « Service Charge Lightspeed »

  • Un code de transaction nommé « Gratuity Lightspeed »

  • Un code de transaction pour votre taxe locale (non nécessaire si vous utilisez la TVA)

    Utilisez ce lien pour savoir comment créer un code de transaction : Configuring Transaction Codes

Important : Si vous créez un nouveau code de transaction ou souhaitez en utiliser un existant, l'option « Manual Posting » (enregistrement manuel) doit être activée.

Accéder au DataHub

Pour accéder au DataHub, suivez ces étapes :

  1. Obtenir les identifiants de connexion :

    • Assurez-vous d'avoir reçu des identifiants de connexion d'un agent du support Omniboost. Si vous ne les avez pas reçus, veuillez les demander à votre contact désigné chez Omniboost.

  2. Accéder au DataHub :

    • Ouvrez votre navigateur web et rendez-vous sur https://datahub.omniboost.io/

  3. Saisir vos identifiants :

    • E-mail : Saisissez l'adresse e-mail que vous avez utilisée pour créer le compte.

    • Mot de passe : Saisissez le mot de passe que vous avez reçu par e-mail.

  4. Sélectionner « Remember Me » (Se souvenir de moi) :

    • Cochez la case Remember me pour enregistrer vos identifiants de connexion pour un accès ultérieur.

  5. Cliquer sur « Login » (Connexion) :

    • Appuyez sur le bouton Login pour continuer.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer l'authentification à deux facteurs (2FA)

  1. Scanner le QR code :

    • Sur l'écran où vous avez cliqué sur Enable, vous verrez un QR code.

    • Téléchargez une application 2FA telle que Google Authenticator ou Microsoft Authenticator sur votre smartphone.

    • Ouvrez l'application et utilisez-la pour scanner le QR code affiché à l'écran. Ce QR code configurera vos codes 2FA.

  2. Générer et saisir le code 2FA :

    • L'application 2FA commencera à générer un nouveau code d'authentification toutes les 30 secondes.

    • Saisissez le code actuel de votre application dans le champ prévu à cet effet sur l'écran du DataHub pour terminer la configuration.

  3. Enregistrer les codes de récupération :

    • Veillez à noter les codes de récupération affichés à l'écran.

    • Ces codes de récupération peuvent être utilisés pour accéder à votre compte si vous perdez l'accès à votre application 2FA.

  4. Terminer la configuration :

    • Suivez les invites supplémentaires pour finaliser la configuration de la 2FA.

Important : Assurez-vous de conserver vos codes de récupération en lieu sûr. Ils sont essentiels pour accéder à votre compte si vous perdez un jour l'accès à votre application 2FA.

Démarrer la configuration de l'intégration

  1. Accéder à l'écran suivant :

    • Après avoir créé votre utilisateur et configuré l'authentification à deux facteurs (2FA), vous serez dirigé vers l'écran suivant.

  2. Cliquer sur « Start Setup » (Démarrer la configuration) :

    • Sur cet écran, repérez et cliquez sur le bouton Start setup pour commencer à configurer l'intégration.

Configurer les paramètres de Lightspeed K-Series (POS)

  1. Se connecter à Lightspeed K-Series :

    • Sur l'écran de configuration, repérez et cliquez sur le bouton Connect (Connexion) pour initier la connexion à Lightspeed K-Series.

  2. Se connecter avec vos identifiants :

    • Saisissez vos identifiants de connexion Lightspeed K-Series lorsque vous y êtes invité.

  3. Autoriser :

    • Une fois connecté, sélectionnez tous les curseurs (sliders) et appuyez sur Authorize (Autoriser).

Dépannage : Si vous rencontrez une erreur serveur, veuillez vérifier que votre mot de passe est correct. Si vous êtes certain que le mot de passe est exact mais que vous rencontrez toujours des problèmes, essayez de vous connecter en utilisant une fenêtre de navigation privée ou incognito pour contourner d'éventuels problèmes de cache.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Paramètres Lightspeed (POS)

Maintenant que vous êtes connecté avec Lightspeed, vous arriverez sur l'écran de configuration. Ci-dessous, vous trouverez des explications sur les paramètres et les informations à saisir, illustrées par un exemple simple pour plus de clarté :

  1. Sélectionner votre société Lightspeed :

    • Commencez par choisir la société Lightspeed correspondant à l'emplacement commercial spécifique où vous utiliserez l'intégration Lightspeed K-Series vers Opera Cloud.

  2. Sélectionner le « On Room Payment Type » (type de paiement sur chambre) :

    • À cette étape, vous devez sélectionner le type de paiement associé aux Room Charges (imputations sur chambre). Dans la plupart des cas, ce bouton s'appelle Room Charge ou On Room.

      • Vous pouvez le vérifier dans votre back-office Lightspeed en accédant à : Configurations → Settings → Payment methods (Configurations → Paramètres → Modes de paiement)

  3. Configurer le « Tip Name » (nom du pourboire) :

    • Selon vos préférences, personnalisez la description des pourboires. Elle peut être nommée Tips, Gratuity ou tout autre terme de votre choix.

      • Cette description sera utilisée pour envoyer les pourboires à Opera Cloud.

  4. Utiliser les périodes de repas (Meal Periods) :

    • Au sein de cette intégration, il est possible de travailler avec des périodes de repas, qui peuvent être configurées selon des plages horaires spécifiques. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, il vous suffit de cocher la case correspondante.

  5. Sélectionner les périodes de repas :

    • Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, veuillez vous assurer d'avoir une couverture sur 24 heures, c'est-à-dire que chaque nouvelle période de repas doit commencer exactement au moment où la précédente se termine. (Voir l'exemple ci-dessous d'un tableau de périodes de repas correctement configuré.)

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer les paramètres du backend Lightspeed

Maintenant que les paramètres Lightspeed sont configurés dans le DataHub, nous devons effectuer quelques ajustements dans votre backend Lightspeed. Suivez ces étapes :

  1. Accéder au backend Lightspeed :

  2. Accéder aux paramètres de configuration :

    • Allez dans Configurations depuis le menu principal.

  3. Accéder aux modes de paiement :

    • Cliquez sur Settings (Paramètres), puis repérez et sélectionnez Payment methods (Modes de paiement).

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Ajuster les paramètres des modes de paiement dans Lightspeed

Maintenant que vous êtes dans la section Payment Methods du backend Lightspeed, suivez ces étapes détaillées pour configurer le mode de paiement Room Charge :

  1. Localiser le mode de paiement Room Charge :

    • Parcourez la liste des modes de paiement pour trouver celui associé aux imputations sur chambre. Il peut être étiqueté « Room Charge » ou similaire.

    • Sinon, créez un nouveau mode de paiement pour les Room Charges.

  2. Définir le mode de paiement :

    • Assurez-vous que le mode de paiement est défini sur Charge to room (imputer sur la chambre).

  3. Sélectionner le serveur PMS :

    • Définissez le serveur PMS sur Other (Autre).

  4. Vérifier les options supplémentaires :

    • Examinez attentivement toutes les autres options disponibles liées à ce mode de paiement afin de vous assurer qu'elles répondent aux besoins de votre entreprise.

  5. Enregistrer les paramètres :

    • Une fois tous les paramètres correctement ajustés, faites défiler jusqu'en bas de la page.

    • Cliquez sur le bouton Save (Enregistrer) pour sauvegarder vos modifications.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Étape 2 : Configurer les paramètres du PMS (Opera)

  1. Configurer le « Default Analysis Code » (code d'analyse par défaut) :

    • Saisissez le code par défaut Fallback Lightspeed que vous avez créé dans Opera Cloud.

      • Exemple : Si un nouvel article est ajouté dans Lightspeed sans mappage, les données seront affectées par défaut à ce code.

  2. Configurer le « Default Payment Code » (code de paiement par défaut) :

    • Saisissez le code par défaut Fallback Payment Lightspeed que vous avez créé dans Opera Cloud.

  3. Configurer le « Folio Window Number » (numéro de fenêtre du folio) :

    • Saisissez le numéro de folio qui sera utilisé pour les imputations sur chambre, 1 par défaut.

      • Exemple : Il existe plusieurs folios auxquels vous pouvez envoyer des charges dans le folio client d'Opera Cloud. Indiquez le numéro de fenêtre dans lequel vous souhaitez que les imputations sur chambre aboutissent au sein du folio client.

  4. VAT/TAX Inc. (TVA/Taxe incluse) :

    • Cochez la case « VAT/TAX inc. » si la TVA/taxe est incluse dans le prix (couramment utilisé en Europe).

  5. Auto Balance Account (compte d'équilibrage automatique) :

    • Décochez la case si vous n'utilisez pas la fonctionnalité « Full Revenue Push ».

  6. Use Package Allowance (utiliser les forfaits/allocations de package) :

    • Cochez la case « Use Package Allowance » si vous utilisez des allocations de package. Une allocation de package est un montant fixe accordé aux clients de l'hôtel pour des services tels que les repas ; tout montant dépassé est imputé au folio du client.

  7. Configurer les comptes de paiement :

    • Si vous n'utilisez PAS la fonctionnalité « Full Revenue Push », utilisez le code par défaut « DON'T USE PAYMENT ACCOUNTS ».

  8. Configurer les compartiments de TVA/taxe (VAT/TAX Buckets) :

    • Sélectionnez le code de transaction de la TAXE (par exemple « Sales tax »).

  9. Configurer le code de frais de service (Service Charge Code) :

    • Sélectionnez le code de frais de service « Service Charge Lightspeed » que vous avez créé, et faites de même pour le champ « Service Charge With Vat Code ».

  10. Configurer le code de pourboire (Tip Code) :

    • Sélectionnez le code de pourboire « Gratuity Lightspeed » que vous avez créé.

  11. Configurer la « Receipt description » (description du reçu) :

    • Ajoutez une description qui apparaîtra sur les reçus dans Opera Cloud.

      • Exemple : Utilisez le nom de votre hôtel, le nom du restaurant, le nom du point de vente ou un identifiant similaire dans le champ « Receipt Description ».

Étape 3.1 : Configurer le mappage (sans les « périodes de repas »)

Vous pouvez tout mapper vers un seul code de transaction (tel que « Room Charge ») ou opter pour un mappage plus détaillé, où vous mappez chaque élément séparément. Veuillez noter que si vous n'utilisez pas la fonctionnalité « Full Revenue Push », vous pouvez mapper tous les modes de paiement vers « Fallback Payment Lightspeed ».

  • Utilisez ce lien pour savoir comment créer un code de transaction : Configuring Transaction Codes

  • Utilisez ce lien pour savoir comment créer une catégorie de ventes (Sales Category) : Configure Sales Categories

  • Cliquez sur « Save Mapping » (Enregistrer le mappage) en bas de l'écran et assurez-vous que tous les champs sont sélectionnés, sinon vous ne pourrez pas enregistrer.

Important : Si votre établissement comporte plusieurs étages ou centres de revenus et que vous appliquez les mêmes paramètres à tous, le système appliquera automatiquement ces paramètres à tous les étages, même s'ils ne sont pas visiblement affichés.

Si vous préférez effectuer un mappage séparé pour chaque étage, mettez-les à jour individuellement à l'aide des boutons d'étage en haut.

De plus, si vous avez d'autres emplacements Lightspeed (par ex. Market, Rooftop), assurez-vous de configurer l'intégration pour chaque emplacement en suivant le même processus que celui-ci.

Étape 3.2 : Configurer le mappage (avec les « périodes de repas »)

Veuillez mapper tous les étages en haut qui sont liés aux périodes de repas ; vous n'avez pas besoin de mapper les premiers. Retournez à l'« Étape 1 » si vous souhaitez savoir comment configurer les périodes de repas.

  • Cliquez sur « Save Mapping » (Enregistrer le mappage) en bas de l'écran et répétez l'opération pour les autres étages comportant des périodes de repas.

Étape 4 : Tester l'intégration

Vous pouvez maintenant tester l'intégration à l'aide d'un terminal portable ou fixe Lightspeed, avec une chambre disponible ou une chambre de test. Toutes les transactions et les éventuelles erreurs peuvent être consultées dans les journaux (logs) du DataHub Omniboost, accessibles sur le côté gauche de l'écran.

Important : Veillez à annuler (void) votre facture lorsque vous avez terminé les tests. Cela se configurera également automatiquement dans Opera Cloud. Découvrez comment dans l'article suivant : Void Items, Payments, and Checks

Si vous souhaitez un jour modifier un article dans Lightspeed après que l'imputation sur chambre a déjà été envoyée, veuillez annuler l'intégralité du reçu, modifier l'article concerné et effectuer une nouvelle imputation sur chambre (la mise à jour du reçu ne fonctionne pas).

Si vous rencontrez des problèmes, contactez pos-support@omniboost.io pour obtenir de l'aide.

Possibilités futures

  • Consulter le détail de l'addition sur le folio client dans Opera Cloud.

Vous recevrez une notification par e-mail lorsque cette fonctionnalité sera disponible.

Problèmes courants

Si vous ne recevez aucun code de transaction dans notre système, veuillez vérifier les paramètres suivants dans Opera Cloud.

Menu > Administration > Enterprise > Opera Controls > Cashiering > Transaction Code by User Role

Assurez-vous que ce paramètre est marqué comme inactif.

Si une fenêtre contextuelle Lightspeed affiche « No guest found » (aucun client trouvé), c'est probablement parce que l'imputation sur chambre n'est pas activée dans Opera Cloud.

Comment résoudre ce problème :

  • Accédez à la réservation « Check In Reservation » du client dans Opera Cloud, examinez les paramètres « Payment Instruction » et vérifiez si l'option « No Post » est désactivée.

Si vous rencontrez d'autres problèmes, veuillez contacter pos-support@omniboost.io pour obtenir une assistance supplémentaire.

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