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Guide d'intégration | Lightspeed L-Series vers Mews

Ce document fournit un guide étape par étape pour configurer une intégration entre Lightspeed L et Mews dans notre plateforme, le DataHub.

Aperçu du guide

Ce guide fournit des instructions détaillées pour mettre en place et configurer l'intégration entre Lightspeed L-Series → Mews via le DataHub. Il comprend les sections suivantes :

  • Accéder au DataHub :

    • Étapes détaillées pour accéder à notre système, le DataHub.

  • Se connecter à Lightspeed L-Series :

    • Étapes pour connecter Lightspeed L-Series au DataHub.

  • Configurer les paramètres du POS (Lightspeed L-Series) :

    • Conseils approfondis pour configurer vos paramètres POS dans le DataHub.

  • Configurer les paramètres du backend Lightspeed :

    • Après la configuration des paramètres Lightspeed spécifiques dans le DataHub, des ajustements sont nécessaires dans le backend Lightspeed.

  • Configurer les paramètres Mews :

    • Instructions détaillées pour configurer et personnaliser vos paramètres Mews dans le DataHub.

  • Configurer le mappage dans le DataHub :

    • Instructions précises pour aligner les catégories de produits du POS avec les catégories comptables de Mews.

Veuillez suivre chaque section afin de garantir une configuration d'intégration fluide et efficace. Si vous avez des questions pendant le processus d'intégration, veuillez contacter votre agent Omniboost ou envoyer un e-mail à pos-support@omniboost.io

Exigences pour la configuration de l'intégration

Pour établir l'intégration Lightspeed L-Series → Mews, les informations suivantes sont nécessaires :

1. Catégories comptables dans Mews

Avant de commencer le processus d'intégration, les catégories comptables suivantes doivent être créées dans Mews :

  • Fallback Revenue (revenu de secours)

  • Fallback Payments (paiements de secours)

  • Tips/Gratuity (pourboires)

  • Service Charge (frais de service — le cas échéant)

    • Remarque : Cette catégorie comptable n'est pertinente que si des frais de service sont configurés dans votre système Lightspeed.

De plus, pendant le processus d'intégration, il est essentiel de lier vos catégories de produits et vos modes de paiement de Lightspeed à une catégorie comptable. Par exemple, si vous avez une catégorie de produits nommée « Beer », assurez-vous qu'il existe une catégorie comptable nommée « Beverages » ou « Alcohol ». De même, pour les modes de paiement comme Visa, créez une catégorie comptable nommée « Visa » ou « Credit Card ». Veuillez vous assurer que ces catégories sont créées avant l'intégration, car vous en aurez besoin pendant le processus de mappage.

2. Service supplémentaire dans Mews

Un service supplémentaire spécifique doit être établi pour effectuer les imputations sur chambre (room charges). Ce service peut être nommé « Room Charge », mais vous pouvez également créer plusieurs services pour différents étages dans Lightspeed.

3. Points de vente (Outlets) dans Mews

Les points de vente ne doivent être créés que si vous prévoyez d'activer les paiements directs tels que les transferts en espèces ou par carte vers Mews. Le nom du point de vente peut être personnalisé en fonction de vos étages Lightspeed, le cas échéant, afin de répartir les revenus par étage.

Accéder au DataHub

Pour accéder au DataHub, suivez ces étapes :

  1. Obtenir les identifiants de connexion :

    • Assurez-vous d'avoir reçu des identifiants de connexion d'un agent du support Omniboost. Si vous ne les avez pas reçus, veuillez les demander à votre contact désigné chez Omniboost.

  2. Accéder au DataHub :

  3. Saisir vos identifiants :

    • E-mail : Saisissez l'adresse e-mail que vous avez utilisée pour créer le compte.

    • Mot de passe : Saisissez le mot de passe que vous avez reçu par e-mail.

  4. Sélectionner « Remember Me » (Se souvenir de moi) :

    • Cochez la case Remember me pour enregistrer vos identifiants de connexion pour un accès ultérieur.

  5. Cliquer sur « Login » (Connexion) :

    • Appuyez sur le bouton Login pour continuer.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer l'authentification à deux facteurs (2FA)

  1. Se connecter au DataHub :

    • Assurez-vous d'être connecté au DataHub avec vos identifiants.

  2. Lancer la configuration de la 2FA :

    • Localisez et cliquez sur le bouton Enable (Activer) pour démarrer le processus de configuration de l'authentification à deux facteurs (2FA).

  3. Suivre les instructions :

    • Suivez les instructions à l'écran pour terminer la configuration de la 2FA. Cela implique de lier votre compte à une application d'authentification (par ex. Google Authenticator, Authy) sur votre téléphone et de saisir un code de vérification.

  4. Terminer la configuration :

    • Une fois la configuration de la 2FA terminée, confirmez les étapes ou paramètres supplémentaires selon les invites.

Important : L'activation de la 2FA est une étape cruciale pour renforcer la sécurité de votre compte. Veillez à suivre attentivement toutes les instructions afin de vous assurer que la 2FA est correctement configurée. Si vous ignorez cette étape, vous ne pourrez plus vous reconnecter. Si cela vous arrive accidentellement, veuillez contacter pos-support@omniboost.io

Étapes pour configurer la 2FA

  1. Scanner le QR code :

    • Sur l'écran où vous avez cliqué sur Enable, vous verrez un QR code.

    • Téléchargez une application 2FA telle que Google Authenticator ou Authy sur votre smartphone.

    • Ouvrez l'application et utilisez-la pour scanner le QR code affiché à l'écran. Ce QR code configurera vos codes 2FA.

  2. Générer et saisir le code 2FA :

    • L'application 2FA commencera à générer un nouveau code d'authentification toutes les 30 secondes.

    • Saisissez le code actuel de votre application dans le champ prévu à cet effet sur l'écran du DataHub pour terminer la configuration.

  3. Enregistrer les codes de récupération :

    • Veillez à noter les codes de récupération affichés à l'écran.

    • Ces codes de récupération peuvent être utilisés pour accéder à votre compte si vous perdez l'accès à votre application 2FA.

  4. Terminer la configuration :

    • Suivez les invites supplémentaires pour finaliser la configuration de la 2FA.

Important : Assurez-vous de conserver vos codes de récupération en lieu sûr. Ils sont essentiels pour accéder à votre compte si vous perdez un jour l'accès à votre application 2FA.

Démarrer la configuration de l'intégration

  1. Accéder à l'écran suivant :

    • Après avoir créé votre utilisateur et configuré l'authentification à deux facteurs (2FA), vous serez dirigé vers l'écran suivant.

  2. Cliquer sur « Start Setup » (Démarrer la configuration) :

    • Sur cet écran, repérez et cliquez sur le bouton Start setup pour commencer à configurer l'intégration.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Se connecter à Lightspeed L-Series

  1. Se connecter à Lightspeed L-Series :

    • Sur l'écran de configuration, repérez et cliquez sur le bouton Connect (Connexion) pour initier la connexion à Lightspeed L-Series.

  2. Se connecter avec vos identifiants :

    • Saisissez vos identifiants de connexion Lightspeed L-Series lorsque vous y êtes invité.

      • Important : Connectez-vous en utilisant le compte header-master (compte principal de l'en-tête).

  3. Autoriser :

    • Une fois connecté, sélectionnez tous les curseurs (sliders) et appuyez sur Authorize (Autoriser).

  4. Dépannage :

    • Si vous rencontrez une Server Error (erreur serveur), assurez-vous que votre mot de passe est correct ; si le problème persiste, essayez de vous connecter en utilisant une fenêtre de navigation privée ou incognito pour contourner d'éventuels problèmes de cache.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer les paramètres du POS (Lightspeed L-Series)

Maintenant que vous êtes connecté avec Lightspeed, vous arriverez sur l'écran de configuration. Ci-dessous, vous trouverez des explications sur les paramètres et les informations à saisir, illustrées par un exemple simple pour plus de clarté :

  1. Sélectionner votre société Lightspeed :

    • Commencez par choisir la société Lightspeed correspondant à l'emplacement commercial spécifique où vous utiliserez l'intégration Lightspeed L-Series vers Mews.

  2. Sélectionner le « On Room Payment Type » (type de paiement sur chambre) :

    • À cette étape, vous devez sélectionner le type de paiement associé aux Room Charges (imputations sur chambre). Dans la plupart des cas, ce bouton s'appelle Room Charge ou On Room.

      • Vous pouvez le vérifier dans votre back-office Lightspeed en accédant à : Configurations → Settings → Payment methods (Configurations → Paramètres → Modes de paiement)

  3. Configurer le « Tip Name » (nom du pourboire) :

    • Selon vos préférences, personnalisez la description des pourboires. Elle peut être nommée Tips, Gratuity, Trinkgeld (en allemand) ou tout autre terme de votre choix.

      • Cette description sera utilisée pour envoyer les pourboires que vous recevez dans Mews.

  4. Sélectionner vos « Discount Categories » (catégories de remise) :

    • Choisissez toutes les catégories de remise disponibles dans votre environnement Lightspeed.

      • Il est crucial de les sélectionner afin d'éviter de créer un rapport comptable déséquilibré.

  5. Configurer les « Meal Periods » (périodes de repas) :

    • Au sein de cette intégration, il est possible de travailler avec des périodes de repas, que vous pouvez configurer par plage horaire. (Voir l'exemple ci-dessous d'un tableau de périodes de repas correctement configuré, la deuxième image.)

      • Si vous utilisez les périodes de repas : Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, vous devrez créer un point de vente pour chaque période de repas dans Mews, par étage, afin d'effectuer cette répartition.

      • Si vous n'utilisez pas les périodes de repas : Si vous ne souhaitez pas utiliser cette fonctionnalité, laissez simplement la case décochée et poursuivez avec les étapes suivantes.

Remarque : Pour un guide visuel, veuillez vous référer à l'image ci-dessous pour plus d'informations.

Configurer les paramètres de Mews (PMS)

Les étapes suivantes consistent à configurer les paramètres du PMS, spécifiquement pour Mews. Voici un guide détaillé pour vous accompagner dans ce processus.

  1. Sélectionner une catégorie comptable pour le Default Analysis Code (code d'analyse par défaut) :

    • Dans ce menu déroulant, choisissez le Fallback Revenue dont la création avait été demandée.

      • Objectif : Cela sert de filet de sécurité au cas où une nouvelle catégorie de produits serait ajoutée dans Lightspeed mais non mappée dans le DataHub. Si des données apparaissent dans cette catégorie, reconnectez-vous et mettez à jour vos mappages.

  2. Sélectionner une catégorie comptable pour le Default Payment Code (code de paiement par défaut) :

    • Dans ce menu déroulant, optez pour le Fallback Payments dont la création avait été demandée.

      • Objectif : Cela sert de protection pour les modes de paiement incorrectement mappés dans le DataHub, garantissant qu'aucune donnée n'est perdue. Si des données apparaissent dans cette catégorie, reconnectez-vous et mettez à jour vos mappages.

  3. Sélectionner le bon point de vente (Outlet) :

    • Sélectionnez le point de vente approprié dans le menu déroulant pour chaque étage correspondant dans Lightspeed. Par exemple, choisissez le point de vente « Restaurant » sous l'étage/la configuration « Restaurant », et faites de même pour « Lounge ».

  4. Sélectionner le service supplémentaire (Additional service) :

    • Un service supplémentaire spécifique doit être sélectionné pour traiter les imputations sur chambre. Ce service peut être nommé « Room Charge », mais vous avez également la possibilité de créer plusieurs services et d'en choisir un différent pour chaque point de vente.

  5. Sélectionner le code de pourboire (Tip Code) :

    • Dans ce menu déroulant, désignez la catégorie comptable à laquelle les Tips/Gratuities (pourboires) seront affectés.

  6. Sélectionner le code de frais de service (Service Charge Code) :

    • Dans la plupart des cas, vous pouvez également désigner ici le code de pourboire.

      • Le Service Charge ne s'applique que dans les régions où il est inclus dans la facture. S'il est utilisé, créez dans Mews une catégorie comptable nommée « Service Charge ».

  7. Configurer les codes de taxe/TVA (Tax/VAT Codes) :

    • Dans la section en haut à gauche, repérez les pourcentages de taxe/TVA. Sélectionnez le pourcentage correspondant dans le menu déroulant afin de garantir un alignement précis.

      • Exemple :

        • menu déroulant 0 % → 0 %

        • menu déroulant 9 % → 9 %

        • menu déroulant 21 % → 21 %

Remarque : Une fois les étapes ci-dessus terminées, veuillez cliquer sur Submit (Soumettre) et poursuivre avec les actions suivantes.

Configurer le mappage entre Lightspeed et Mews

Maintenant que la configuration des paramètres de Lightspeed L-Series (POS) et de Mews (PMS) est terminée, la dernière étape consiste à configurer le mappage. Cette étape garantit que les transactions et les données de Lightspeed L-Series sont correctement catégorisées et enregistrées dans Mews.

1. Accéder aux paramètres de mappage

  • Accédez aux paramètres de mappage dans le DataHub.

    • En haut, vous trouverez vos étages Lightspeed. Chaque étage peut avoir son propre mappage, ou vous pouvez utiliser le même mappage pour tous les étages en définissant le mappage du premier étage comme mappage par défaut.

2. Aperçu du mappage

  • Côté gauche : Affiche les catégories de produits de Lightspeed.

  • Côté droit : Contient un menu déroulant avec vos catégories comptables Mews.

3. Créer des mappages logiques

  • Reliez les catégories de produits de Lightspeed aux catégories comptables Mews correspondantes.

    • Assurez-vous que votre mappage suit une structure logique afin de faciliter un transfert et un enregistrement précis des données.

Exemple de configuration

  • Catégorie de produits Lightspeed : Hot Drinks

    • Catégorie comptable Mews : Hot Drinks ou Drinks

  • Catégorie de produits Lightspeed : Soft Drinks

    • Catégorie comptable Mews : Drinks

  • Catégorie de produits Lightspeed : Desserts

    • Catégorie comptable Mews : F&B ou Food

Conseils supplémentaires

  • Expérimentez : N'hésitez pas à expérimenter différents mappages pour trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise.

  • Cohérence : Maintenez une cohérence dans la dénomination et la catégorisation pour faciliter le suivi et le reporting.

  • Consultez : Contactez votre agent Omniboost pour obtenir des conseils ou de l'aide pour des mappages complexes.

Étapes finales

Après avoir terminé la configuration du mappage, vérifiez tous les paramètres pour vous assurer de leur exactitude. Une fois satisfait, procédez au test de l'intégration afin de confirmer la bonne circulation des données entre Lightspeed L-Series et Mews. Cette phase de test permet d'identifier d'éventuels problèmes et de garantir un fonctionnement fluide par la suite. Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter votre représentant Omniboost ou envoyer un e-mail à pos-support@omniboost.io

De plus, vous pouvez toujours revenir au DataHub et modifier des éléments si nécessaire.

Remarque : Pour une référence visuelle, voir l'image ci-dessous avec un exemple de mappage simple.

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