Introducción
PARTE I
La primera parte de este artículo de ayuda le guía en la configuración de su Configuración Contable en MEWS PMS. Una correcta configuración contable en su entorno PMS permite a la Plataforma Omniboost extraer correctamente los asientos contables de Mews y enviarlos a su plataforma contable.
PARTE II
La segunda parte de este artículo explica los diferentes Flujos Contables disponibles en la Plataforma Omniboost. Elegir su Flujo Contable preferido garantiza que cumpla con las leyes y prácticas contables de su país.
PARTE 1: Configure su configuración contable en MEWS
Omniboost puede comenzar a configurar la integración contable de su hotel con MEWS PMS tan pronto como su configuración contable esté correctamente establecida. A continuación encontrará una descripción general de las secciones de MEWS PMS relevantes para la integración contable.
1.1 Descripción general de las categorías contables
Cómo encontrar la descripción general de las Categorías Contables:
Menú MEWS > Configuración > Propiedad > Finanzas > Categorías Contables
A continuación encontrará una descripción general de ejemplo de las Categorías Contables en un entorno MEWS.
Columna 'Código de cuenta contable'
En la columna 'Código de cuenta contable' se debe introducir un código de cuenta contable para cada categoría contable.
Tenga en cuenta que cada código de cuenta contable introducido también debe existir en el plan de cuentas de su plataforma contable.
Tenga en cuenta que la integración contable de Omniboost no podrá enviar asientos contables a su sistema contable en caso de:
Que falte un código de cuenta contable para alguna de las Categorías Contables en MEWS (asumiendo que la Categoría Contable está en uso activo).
Que uno de los códigos de cuenta contable introducidos en MEWS no exista en el Plan de Cuentas de su plataforma contable.
Columna 'Código de centro de costes'
En la columna 'Código de centro de costes' puede introducir centros de costes (en caso de que utilice centros de costes en su entorno contable).
Tenga en cuenta que los centros de costes se utilizan habitualmente para distinguir diferentes fuentes de ingresos. Si no utiliza centros de costes, puede dejar vacíos los valores de esta columna.
Otras columnas
Las columnas 'Código', 'Código externo' y 'Código de cuenta de registro' generalmente no son consultadas por la integración contable de Omniboost. Por lo tanto, puede dejar vacíos los valores en estas columnas.
Tenga en cuenta que si prefiere una asignación contable más detallada además de los códigos de cuenta contable y los (posibles) códigos de centro de costes, póngase en contacto con su representante de Omniboost.
Tenga en cuenta que no necesita notificar a Omniboost en caso de que se realicen cambios en las categorías contables y/o códigos de cuenta contable y códigos de centro de costes. Esto se debe a que la Plataforma Omniboost reconocerá automáticamente cualquier cambio en estos elementos en el entorno MEWS PMS.
1.2 Activar o desactivar el 'Seguimiento de cuentas por cobrar'
Cómo encontrar la opción 'Seguimiento de cuentas por cobrar' en la sección de Configuración Contable:
Menú MEWS > Configuración > Propiedad > Finanzas > Configuración Contable
La opción 'Seguimiento de cuentas por cobrar' se encuentra en la sección de Configuración Contable, como se muestra a continuación.
Seguimiento de cuentas por cobrar - Activado
La opción de Seguimiento de cuentas por cobrar permite a su propiedad gestionar las Cuentas por Cobrar (A/R) dentro de MEWS PMS.
Tenga en cuenta que las entradas A/R consisten en Facturas y Deudores.
Si tiene el Seguimiento de cuentas por cobrar activado y emite una factura, esta tendrá el estado de impagada y puede ser rastreada/pagada desde el módulo de libro de ciudad (Cuentas por cobrar) o desde el perfil individual del huésped o empresa. Así, al activar el Seguimiento de cuentas por cobrar en su entorno MEWS, su equipo puede gestionar las Cuentas por Cobrar (o A/R) desde el propio MEWS.
Seguimiento de cuentas por cobrar - Desactivado
Tenga en cuenta que activar el Seguimiento de cuentas por cobrar tiene consecuencias para la integración contable de Omniboost. Consulte este artículo de ayuda de Omniboost que explica las posibles consecuencias.
Desde la perspectiva de Omniboost, recomendamos desactivar el Seguimiento de cuentas por cobrar en su entorno MEWS en caso de:
Que prefiera que la integración contable de Omniboost envíe las entradas A/R a su plataforma contable.
Que prefiera gestionar A/R en su plataforma contable en lugar de en su entorno MEWS PMS.
1.3 Ventana de historial editable contable
Cómo encontrar la 'Ventana de historial editable contable' en la sección de Configuración Contable:
Menú MEWS > Configuración > Propiedad > Finanzas > Configuración Contable
La Ventana de historial editable contable (AEHW) explicada: "La Ventana de historial editable contable determina el período de tiempo durante el cual puede modificar los elementos contables después del consumo. Después de este tiempo, los elementos no pueden ser modificados."
El momento específico hasta el cual se pueden modificar los elementos contables en MEWS PMS es de crucial importancia para la integración contable.
Esto es importante porque la integración contable de Omniboost también enviará sus asientos contables de MEWS a su plataforma contable en un momento específico. Por lo tanto, Omniboost debe asegurarse de que los asientos contables enviados no puedan modificarse posteriormente en MEWS PMS.
Omniboost siempre respetará su configuración de AEHW en MEWS.
¿Cuándo recibirá las entradas contables del PMS en su plataforma contable?
La demora con la que la integración contable de Omniboost envía datos de MEWS a su plataforma contable se determina añadiendo un día (1 día) al AEHW establecido en su entorno MEWS.
Esto significa que no habrá discrepancias entre los asientos contables en MEWS y las entradas en su plataforma contable.
A continuación encontrará una descripción general de las configuraciones de la Ventana de historial editable contable (establecidas en MEWS) y las demoras correspondientes de la integración de Omniboost al enviar entradas a su plataforma contable:
Configuración AEHW en MEWS | Demora de la integración contable | Ejemplo práctico |
1 día | 2 días | Las entradas del 1 de junio de MEWS se recibirán el 3 de junio |
2 días | 3 días | Las entradas del 1 de junio de MEWS se recibirán el 4 de junio |
3 días | 4 días | Las entradas del 1 de junio de MEWS se recibirán el 5 de junio |
4 días | 5 días | Las entradas del 1 de junio de MEWS se recibirán el 6 de junio |
5 días | 6 días | Las entradas del 1 de junio de MEWS se recibirán el 7 de junio |
6 días | 7 días | Las entradas del 1 de junio de MEWS se recibirán el 8 de junio |
7 días | 8 días | Las entradas del 1 de junio de MEWS se recibirán el 9 de junio |
Tenga en cuenta que también es posible establecer la Ventana de historial editable contable en un número X de días y un número Y de horas.
Por ejemplo, un AEHW de 1 día y 12 horas.
En caso de que establezca una Ventana de historial editable contable en MEWS en un valor entre días completos, póngase en contacto con su representante de Omniboost. Su representante de Omniboost podrá determinar y explicarle la demora de la integración contable (correspondiente al AEHW que estableció en MEWS).
1.4 Configuración contable finalizada
Una vez que haya completado su configuración contable de MEWS según la información de este artículo, Omniboost puede realizar una verificación final de la configuración. Para que Omniboost pueda realizar esta verificación de su entorno MEWS, cree un usuario para info@omniboost.io con derechos de administrador. Tenga en cuenta que Omniboost no realizará ninguna modificación en su entorno MEWS. Cualquier modificación que le recomendemos tras la verificación de la configuración contable deberá ser llevada a cabo por el propio hotel.
PARTE 2: Elija su flujo contable
Hay varios Flujos Contables disponibles en la Plataforma Omniboost:
(1) Un Flujo Contable Cerrado
Opción 1: Basado en asientos contables
Opción 2: Basado en facturas
(2) Un Flujo Contable de Consumo
(3) Un Flujo Contable Híbrido
A continuación encontrará una explicación y los detalles de ambos flujos.
2.1 Flujo Contable Cerrado
En un Flujo Contable Cerrado, los ingresos se contabilizan una vez que un huésped realiza el check-out del hotel y la factura correspondiente se cierra.
En caso de que el huésped pague el importe total al final de la estancia, se cierra la factura completa; hablamos entonces de una Factura (Bill).
En caso de que el huésped realice el check-out al final de la estancia pero no pague el importe total directamente (es decir, se le permite pagar el importe pendiente en el futuro), hablamos entonces de una Factura a crédito (Invoice).
En un Flujo Contable Cerrado, la integración contable de Omniboost extraerá ingresos del sistema PMS una vez que se cierre una Factura (Bill) o se emita una Factura a crédito (Invoice). Esto también significa que si un huésped aún no ha realizado el check-out del hotel, y por lo tanto el folio del huésped correspondiente aún no está cerrado, los ingresos aún no se extraerán.
Hay dos opciones diferentes disponibles dentro del Flujo Contable Cerrado. A continuación encontrará los detalles de estas opciones.
Opción 1: Un Flujo Contable Cerrado basado en asientos contables
En esta opción de Flujo Cerrado, la integración contable de Omniboost extraerá ingresos cerrados (y pagos) y creará un asiento contable en su plataforma contable basado en estos ingresos y pagos cerrados.
La conciliación de los asientos contables entre MEWS PMS y el asiento contable en su plataforma contable se realiza ejecutando el Informe Contable en MEWS del tipo Cerrado.
Navegue al Informe Contable:
A continuación, ejecute el Informe Contable basado en el tipo 'Cerrado':
Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, las integraciones contables de Omniboost extraen datos del Informe Contable en base a 00:00 a 00:00 (como se ve en la imagen anterior).
De forma predeterminada, Omniboost considera las 00:00 como el fin del día para su hotel.
En caso de que prefiera un fin de día diferente (por ejemplo, las 02:00, lo que significa que los datos se extraen del Informe Contable en base a 02:00 a 02:00), póngase en contacto con su representante de Omniboost.
Opción 2: Un Flujo Contable Cerrado basado en Facturas
En esta opción de Flujo Cerrado, la integración contable de Omniboost extraerá ingresos cerrados (y pagos) y los enviará como Facturas individuales (junto con la información del deudor correspondiente) a su plataforma contable.
La conciliación de los asientos contables entre MEWS PMS y las Facturas en su plataforma contable se realiza ejecutando el Informe de Facturas en MEWS.
Navegue al Informe de Facturas:
Entender el Informe Contable y el Informe de Facturas
El Informe Contable de MEWS muestra los ingresos (y pagos) basándose en el nivel de Categoría Contable.
El Informe Contable es adecuado para el Flujo Cerrado basado en asientos contables.
El Informe de Facturas de MEWS proporciona la misma información que el Informe Contable, pero lo hace a nivel de Facturas individuales.
El Informe de Facturas es adecuado para el Flujo Cerrado basado en Facturas.
2.2 Flujo Contable de Consumo
En un Flujo Contable de Consumo, la integración contable extraerá ingresos consumidos (y pagos) del Informe Contable de MEWS y creará un asiento contable en su plataforma contable basado en estos ingresos y pagos consumidos.
Como ha leído en la sección anterior de este artículo de ayuda, la Integración Contable de Omniboost puede extraer entradas Cerradas del Informe Contable de MEWS y crear un asiento contable en su plataforma contable basado en estos ingresos y pagos cerrados. La integración contable de Omniboost puede hacer lo mismo para los ingresos consumidos.
La conciliación de los asientos contables entre MEWS PMS y el asiento contable en su plataforma contable se realiza ejecutando el Informe Contable en MEWS del tipo Consumido.
Navegue al Informe Contable:
A continuación, ejecute el Informe Contable basado en el tipo 'Consumido':
Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, las integraciones contables de Omniboost extraen datos del Informe Contable en base a 00:00 a 00:00 (como se ve en la imagen anterior).
De forma predeterminada, Omniboost considera las 00:00 como el fin del día para su hotel.
En caso de que prefiera un fin de día diferente (por ejemplo, las 02:00, lo que significa que los datos se extraen del Informe Contable en base a 02:00 a 02:00), póngase en contacto con su representante de Omniboost.
2.3 Flujo Contable Híbrido
Las leyes y prácticas contables en algunos países requieren el uso de un Flujo Contable Híbrido.
Un Flujo Contable Híbrido es un flujo en el que se combinan los Flujos Cerrado y de Consumo.
Un país donde es habitual un Flujo Contable Híbrido es España. Consulte este artículo de ayuda de Omniboost que explica los detalles del Flujo Híbrido español.
En caso de que dicho Flujo Contable Híbrido se aplique a la situación de su propiedad, informe a su representante de Omniboost. Los detalles de dicho Flujo Contable Híbrido podrán discutirse durante una reunión.
Resumen de los flujos contables
A continuación encontrará un resumen de los diferentes Flujos Contables:
Un Flujo Contable Cerrado basado en asientos contables En esta opción de Flujo Cerrado, la integración contable de Omniboost extraerá ingresos cerrados (y pagos) y creará un asiento contable en su plataforma contable basado en estos ingresos y pagos cerrados.
Un Flujo Contable Cerrado basado en Facturas En esta opción de Flujo Cerrado, la integración contable de Omniboost extraerá ingresos cerrados (y pagos) y los enviará como Facturas individuales (junto con la información del deudor correspondiente) a su plataforma contable.
Un Flujo Contable de Consumo En un Flujo Contable de Consumo, la integración contable extraerá ingresos consumidos (y pagos) del Informe Contable de MEWS y creará un asiento contable en su plataforma contable basado en estos ingresos y pagos consumidos.
Flujo Contable | Cerrado | Cerrado | Consumido |
Basado en | Asientos contables | Facturas | Asientos contables |
Conciliación con informe MEWS | Informe Contable | Informe de Facturas | Informe Contable |