En MEWS existe una opción llamada: Seguimiento de cuentas por cobrar. Esta opción se encuentra en la configuración contable, como se muestra a continuación.
¿Qué hace el seguimiento de cuentas por cobrar?
Esta opción permite a un establecimiento gestionar sus cuentas por cobrar (deudores) en MEWS. Lo que sucede es que cuando se emite una factura, esa factura se cierra y se crea un "pago de factura por cobrar". Ese pago de factura por cobrar se puede encontrar en una descripción general de cuentas por cobrar en MEWS. De esta manera, los establecimientos pueden gestionar sus cuentas por cobrar en MEWS.
Consecuencias para la integración contable a través de Omniboost
Activar el seguimiento de cuentas por cobrar en MEWS tiene las siguientes consecuencias para nuestra integración:
Imagine que publicamos los deudores en la plataforma contable en su nombre. Cuando ese deudor realiza un pago (generalmente mediante transferencia bancaria), usted reconcilia el pago con el deudor/factura en su administración. Todo está hecho. Pero, cuando en MEWS el seguimiento de cuentas por cobrar estaba activado, todavía hay un pago de factura por cobrar abierto. Entonces el establecimiento agrega ese pago (transferencia bancaria) en MEWS para reconciliar también el deudor en MEWS. El problema que surge ahora es que se registra otro pago en MEWS que enviamos a la plataforma contable. Ese pago ahora se procesa dos veces en la administración, lo cual no es deseable.
Otro problema es que, debido al seguimiento de cuentas por cobrar, el establecimiento puede crear facturas que parecen la captura de pantalla a continuación. Como puede ver, se crea una factura donde no se cobra ningún ingreso; solo se añaden pagos. Por lo tanto, esto no es una factura y no publicamos este tipo de documentos en la plataforma contable. Esto resulta en que, para las integraciones cerradas, los números de factura ya no son consecutivos.
Un tercer inconveniente podría ser que ahora tiene que gestionar sus deudores en 2 sistemas (plataforma contable y MEWS). Por lo tanto, el equipo contable necesita proporcionar información al establecimiento sobre cuándo se pagan los deudores para que puedan agregar ese pago en MEWS. Si el establecimiento no agrega los pagos en MEWS, una gran cantidad de deudores abiertos permanecerá en MEWS y distorsionará algunas de las vistas generales en MEWS.
Por último, pero no menos importante, activar la opción de seguimiento de cuentas por cobrar dificultará (y a veces imposibilitará) hacer coincidir su libro mayor de huéspedes con los informes en MEWS.
Conclusión
Recomendamos encarecidamente deshabilitar la opción de seguimiento de cuentas por cobrar cuando tenga una integración contable con nosotros. Eso le ahorrará muchos problemas más adelante.