Einleitung

TEIL I

Der erste Teil dieses Hilfeartikels führt Sie durch die Konfiguration Ihres Buchhaltungs-Setups in Mews PMS. Ein ordnungsgemäßes Buchhaltungs-Setup in Ihrer PMS-Umgebung ermöglicht der Omniboost-Plattform, Buchhaltungseinträge korrekt aus Mews zu extrahieren und entsprechend an Ihre Buchhaltungsplattform weiterzuleiten.

TEIL II

Der zweite Teil dieses Hilfeartikels erläutert die verschiedenen Buchhaltungsflüsse, die auf der Omniboost-Plattform verfügbar sind. Die Wahl Ihres bevorzugten Buchhaltungsflusses stellt sicher, dass Sie die Buchhaltungsgesetze und -praktiken Ihres Landes einhalten.

TEIL 1: Konfigurieren Sie Ihr Mews Buchhaltungs-Setup

Omniboost kann mit der Konfiguration der Buchhaltungsintegration Ihres Hotels mit Mews PMS beginnen, sobald Ihr Buchhaltungs-Setup korrekt konfiguriert ist. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der für die Buchhaltungsintegration relevanten Mews PMS-Abschnitte.

1.1 Übersicht der Buchhaltungskategorien

So finden Sie die Übersicht der Buchhaltungskategorien:

Mews Menü > Einstellungen > Objekt > Finanzen > Buchhaltungskategorien.

Nachfolgend finden Sie eine Beispielübersicht der Buchhaltungskategorien in einer Mews-Umgebung.

Spalte 'Sachkonto-Code'

In der Spalte 'Sachkonto-Code' sollte für jede Buchhaltungskategorie ein Sachkonto-Code eingegeben werden.
- Bitte beachten Sie, dass jeder eingegebene Sachkonto-Code auch im Kontenplan Ihrer Buchhaltungsplattform vorhanden sein muss.
Bitte beachten Sie, dass die Omniboost-Buchhaltungsintegration keine Buchungseinträge an Ihr Buchhaltungssystem senden kann, wenn:
- Ein Sachkonto-Code für eine der Buchhaltungskategorien in Mews fehlt (vorausgesetzt, die Buchhaltungskategorie wird aktiv verwendet).
- Einer der in Mews eingegebenen Sachkonto-Codes nicht im Kontenplan Ihrer Buchhaltungsplattform existiert.

Spalte 'Kostenstellen-Code'

In der Spalte 'Kostenstellen-Code' können Sie Kostenstellen eingeben (falls Sie in Ihrer Buchhaltungsumgebung Kostenstellen verwenden).
- Kostenstellen werden meistens verwendet, um verschiedene Einnahmequellen zu unterscheiden. Falls Sie keine Kostenstellen verwenden, können Sie die Werte in dieser Spalte leer lassen.

Andere Spalten

Die Spalten 'Code', 'Externer Code' und 'Buchungskonto-Code' werden in den meisten Fällen von der Omniboost-Buchhaltungsintegration nicht ausgelesen. Sie können die Werte in diesen Spalten daher leer lassen.
- Bitte beachten Sie: Sollten Sie eine detailliertere Buchhaltungszuordnung zusätzlich zu Sachkonto-Codes und (möglichen) Kostenstellen-Codes bevorzugen, wenden Sie sich bitte an Ihren Omniboost-Ansprechpartner.

Bitte beachten Sie, dass Sie Omniboost nicht benachrichtigen müssen, wenn Änderungen an Buchhaltungskategorien und/oder Sachkonto-Codes und Kostenstellen-Codes vorgenommen werden. Die Omniboost-Plattform erkennt automatisch alle Änderungen bezüglich dieser Elemente in der Mews PMS-Umgebung.

1.2 Debitorenverfolgung aktivieren oder deaktivieren

So finden Sie die Option 'Debitorenverfolgung' im Bereich Buchhaltungskonfiguration:

Mews Menü > Einstellungen > Objekt > Finanzen > Buchhaltungskonfiguration

Die Option 'Debitorenverfolgung' befindet sich im Bereich Buchhaltungskonfiguration, wie unten dargestellt.

Debitorenverfolgung - Aktiviert

Die Option Debitorenverfolgung ermöglicht es Ihrem Objekt, Debitoren (A/R) innerhalb von Mews PMS zu verwalten.
- Bitte beachten Sie, dass A/R-Einträge aus Rechnungen und Debitoren bestehen.
- Falls Sie die Debitorenverfolgung aktiviert haben und eine Faktura (Invoice) ausstellen, hat diese den Status 'unbezahlt' und kann über das Stadtbuch-Modul (Debitoren) oder aus dem individuellen Gast- oder Firmenprofil verfolgt/bezahlt werden. Durch die Aktivierung der Debitorenverfolgung in Ihrer Mews-Umgebung kann Ihr Team die Debitorenbuchhaltung (oder Debitoren) direkt in Mews verwalten.

Debitorenverfolgung - Deaktiviert

Bitte beachten Sie, dass die Aktivierung der Debitorenverfolgung Auswirkungen auf die Omniboost-Buchhaltungsintegration hat. Bitte lesen Sie diesen Omniboost-Hilfeartikel, der die möglichen Konsequenzen erläutert.
Aus Omniboost-Sicht empfehlen wir, die Debitorenverfolgung in Ihrer Mews-Umgebung zu deaktivieren, wenn:
- Sie bevorzugen, dass die Omniboost-Buchhaltungsintegration A/R-Einträge an Ihre Buchhaltungsplattform sendet.
- Sie A/R lieber in Ihrer Buchhaltungsplattform als in Ihrer Mews PMS-Umgebung verwalten möchten.

1.3 Bearbeitbares Verlaufsfenster für die Buchhaltung

So finden Sie das 'Bearbeitbare Verlaufsfenster für die Buchhaltung' im Bereich Buchhaltungskonfiguration:

Mews Menü > Einstellungen > Objekt > Finanzen > Buchhaltungskonfiguration

Das bearbeitbare Verlaufsfenster für die Buchhaltung (AEHW) erklärt:

'Das bearbeitbare Verlaufsfenster für die Buchhaltung bestimmt den Zeitraum, in dem Sie Buchhaltungsposten nach dem Verbrauch ändern können. Nach dieser Zeit können Posten nicht mehr geändert werden.'

Der spezifische Zeitpunkt, bis zu dem Buchhaltungsposten in Mews PMS geändert werden können, ist für die Buchhaltungsintegration von entscheidender Bedeutung.
Dies ist wichtig, weil die Omniboost-Buchhaltungsintegration Ihre Buchhaltungseinträge von Mews zu einem bestimmten Zeitpunkt an Ihre Buchhaltungsplattform sendet. Omniboost muss daher sicherstellen, dass bereits übermittelte Buchungseinträge nicht mehr in Mews PMS geändert werden können.
Omniboost respektiert immer Ihre AEHW-Einstellungen in Mews.

Wann erhalten Sie Buchhaltungseinträge vom PMS in Ihrer Buchhaltungsplattform?

Die Verzögerung, mit der die Omniboost-Buchhaltungsintegration Daten von Mews an Ihre Buchhaltungsplattform sendet, wird bestimmt, indem ein Tag (1 Tag) zum AEHW addiert wird, das in Ihrer Mews-Umgebung eingestellt ist.
Das bedeutet, dass es keine Abweichungen zwischen den Buchhaltungseinträgen in Mews und den Einträgen in Ihrer Buchhaltungsplattform gibt.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Einstellungen für das bearbeitbare Buchhaltungsverlaufsfenster (wie in Mews festgelegt) und die entsprechenden Verzögerungen der Omniboost-Integration beim Senden von Einträgen an Ihre Buchhaltungsplattform:

AEHW-Einstellung in Mews	Buchhaltungsintegrations Verzögerung	Praktisches Beispiel
1 Tag	2 Tage	Einträge vom 1. Juni aus Mews werden am 3. Juni empfangen
2 Tage	3 Tage	Einträge vom 1. Juni aus Mews werden am 4. Juni empfangen
3 Tage	4 Tage	Einträge vom 1. Juni aus Mews werden am 5. Juni empfangen
4 Tage	5 Tage	Einträge vom 1. Juni aus Mews werden am 6. Juni empfangen
5 Tage	6 Tage	Einträge vom 1. Juni aus Mews werden am 7. Juni empfangen
6 Tage	7 Tage	Einträge vom 1. Juni aus Mews werden am 8. Juni empfangen
7 Tage	8 Tage	Einträge vom 1. Juni aus Mews werden am 9. Juni empfangen

Bitte beachten Sie, dass es auch möglich ist, das bearbeitbare Buchhaltungsverlaufsfenster auf eine beliebige Anzahl von Tagen (X) und Stunden (Y) einzustellen.
- Zum Beispiel ein AEHW von 1 Tag und 12 Stunden.
Falls Sie in Mews ein bearbeitbares Buchhaltungsverlaufsfenster festlegen, das zwischen ganzen Tagen liegt, wenden Sie sich bitte an Ihren Omniboost-Ansprechpartner. Ihr Omniboost-Ansprechpartner wird in der Lage sein, die Verzögerung der Buchhaltungsintegration (entsprechend dem von Ihnen in Mews festgelegten AEHW) zu bestimmen und Ihnen zu erläutern.

1.4 Buchhaltungs-Setup abgeschlossen

Sobald Sie Ihr Mews-Buchhaltungs-Setup gemäß den Informationen in diesem Artikel abgeschlossen haben, kann Omniboost eine abschließende Einrichtungsprüfung durchführen. Damit Omniboost diese Prüfung Ihrer Mews-Umgebung durchführen kann, erstellen Sie bitte einen Benutzer für info@omniboost.io mit Administratorrechten. Bitte beachten Sie, dass Omniboost keine Änderungen an Ihrer Mews-Umgebung vornehmen wird.

TEIL 2: Wählen Sie Ihren Buchhaltungsfluss

Es gibt verschiedene Buchhaltungsflüsse, die auf der Omniboost-Plattform unterstützt werden:

(1) Ein geschlossener Buchhaltungsfluss
- Option 1: Basierend auf Buchungseinträgen
- Option 2: Basierend auf Rechnungen und Fakturen
(2) Ein verbrauchsbasierter Buchhaltungsfluss
(3) Ein hybrider Buchhaltungsfluss

2.1 Geschlossener Buchhaltungsfluss

In einem geschlossenen Buchhaltungsfluss werden Einnahmen verbucht, sobald ein Gast das Hotel verlässt und die entsprechende Gastrechnung geschlossen ist.

Wenn der Gast den Gesamtbetrag am Ende des Aufenthalts zahlt, wird die gesamte Rechnung geschlossen; wir sprechen dann von einer Rechnung (Bill).
Wenn der Gast am Ende des Aufenthalts auscheckt, aber den Gesamtbetrag nicht direkt bezahlt, sprechen wir von einer Faktura (Invoice).

In einem geschlossenen Buchhaltungsfluss extrahiert die Omniboost-Buchhaltungsintegration Umsätze aus dem Hotelmanagementsystem (PMS), sobald eine Rechnung (Bill) geschlossen oder eine Faktura (Invoice) ausgestellt wird.

Das bedeutet auch, dass Umsätze noch nicht extrahiert werden, wenn ein Gast noch nicht aus dem Hotel ausgecheckt hat und das entsprechende Gastkonto daher noch nicht geschlossen ist.

Innerhalb des geschlossenen Buchhaltungsflusses stehen zwei verschiedene Optionen zur Verfügung. Die Details zu diesen Optionen finden Sie nachfolgend.

Option 1: Geschlossener Buchhaltungsfluss basierend auf Buchungseinträgen

In dieser Option extrahiert die Omniboost-Buchhaltungsintegration geschlossene Einnahmen (und Zahlungen) und erstellt einen Buchungseintrag in Ihrer Buchhaltungsplattform basierend auf diesen geschlossenen Einnahmen und Zahlungen.
Der Abgleich der Buchhaltungseinträge zwischen Mews PMS und dem Buchungseintrag in Ihrer Buchhaltungsplattform erfolgt durch Ausführen des Buchhaltungsberichts in Mews vom Typ 'Geschlossen'.

Navigieren Sie zum Buchhaltungsbericht:

Führen Sie anschließend den Buchhaltungsbericht basierend auf dem Typ 'Geschlossen' wie folgt aus:

Bitte beachten Sie, dass Omniboost-Buchhaltungsintegrationen Daten standardmäßig auf Basis von 00:00 Uhr bis 00:00 Uhr aus dem Buchhaltungsbericht extrahieren (wie im obigen Bild dargestellt).
Standardmäßig betrachtet Omniboost 00:00 Uhr als Tagesabschluss für Ihr Hotel.
Falls Sie einen anderen Tagesabschluss bevorzugen (zum Beispiel 02:00 Uhr, was bedeutet, dass Daten auf Basis von 02:00 Uhr bis 02:00 Uhr aus dem Buchhaltungsbericht extrahiert werden), wenden Sie sich bitte an Ihren Omniboost-Ansprechpartner.

Option 2: Geschlossener Buchhaltungsfluss basierend auf Rechnungen und Fakturen

Bei dieser Option des geschlossenen Flusses extrahiert die Omniboost-Buchhaltungsintegration geschlossene Umsätze (und Zahlungen) und sendet diese als einzelne Rechnungen (Bills) und Fakturen (Invoices) (zusammen mit den entsprechenden Debitorinformationen) an Ihre Buchhaltungsplattform.
Der Abgleich der Buchhaltungseinträge zwischen Mews PMS und den Rechnungen (Bills) und Fakturen (Invoices) in Ihrer Buchhaltungsplattform erfolgt durch Ausführen des Rechnungs- und Fakturenberichts in Mews.

Navigieren Sie zum Rechnungs- und Fakturenbericht:

Den Buchhaltungsbericht und den Rechnungs- und Fakturenbericht verstehen

Der Mews-Buchhaltungsbericht zeigt Umsätze (und Zahlungen) auf Ebene der Buchhaltungskategorien.
- Der Buchhaltungsbericht eignet sich für den geschlossenen Fluss basierend auf Buchungseinträgen
Der Mews-Rechnungs- und Fakturenbericht liefert dieselben Informationen wie der Buchhaltungsbericht, jedoch auf Ebene der einzelnen Rechnungen (Bills) und Fakturen (Invoices).
- Der Rechnungs- und Fakturenbericht eignet sich für den geschlossenen Fluss basierend auf Rechnungen (Bills) und Fakturen (Invoices).

2.2 Verbrauchsbasierter Buchhaltungsfluss

In einem verbrauchsbasierten Buchhaltungsfluss extrahiert die Buchhaltungsintegration verbrauchte Umsätze (und Zahlungen) aus dem Mews-Buchhaltungsbericht und erstellt auf Basis dieser verbrauchten Umsätze und Zahlungen einen Buchungseintrag in Ihrer Buchhaltungsplattform.
Wie Sie im vorherigen Abschnitt dieses Hilfeartikels gelesen haben, kann die Omniboost-Buchhaltungsintegration geschlossene Einträge aus dem Mews-Buchhaltungsbericht extrahieren und auf Basis dieser geschlossenen Umsätze und Zahlungen einen Buchungseintrag in Ihrer Buchhaltungsplattform erstellen. Die Omniboost-Buchhaltungsintegration kann dasselbe für verbrauchte Umsätze tun.
Der Abgleich der Buchhaltungseinträge zwischen Mews PMS und dem Buchungseintrag in Ihrer Buchhaltungsplattform erfolgt durch Ausführen des Buchhaltungsberichts in Mews vom Typ 'Verbraucht'.