In Mews gibt es eine Option namens: Debitorenverfolgung. Diese Option befindet sich in der Buchhaltungskonfiguration, wie unten dargestellt.
Was bewirkt die Debitorenverfolgung?
Diese Option ermöglicht es einem Objekt, seine Debitoren (Schuldner) in Mews zu verwalten. Was passiert: Wenn eine Rechnung ausgestellt wird, wird diese Rechnung geschlossen und eine 'Debitorenrechnungszahlung' erstellt. Diese Debitorenrechnungszahlung ist in einer Debitorenübersicht in Mews zu finden. Auf diese Weise können Objekte ihre Debitoren in Mews verwalten.
Konsequenzen für die Buchhaltungsintegration über Omniboost
Die Aktivierung der Debitorenverfolgung in Mews hat folgende Konsequenzen für unsere Integration:
Stellen Sie sich vor, wir buchen die Debitoren für Sie auf der Buchhaltungsplattform. Wenn der Debitor eine Zahlung vornimmt (in der Regel per Überweisung), stimmen Sie die Zahlung mit dem Debitor/der Rechnung in Ihrer Buchhaltung ab. Alles ist erledigt. Aber wenn in Mews die Debitorenverfolgung aktiviert war, ist noch eine Debitorenrechnungszahlung offen. Dann fügt das Objekt diese Zahlung (Überweisung) in Mews hinzu, um den Debitor auch in Mews abzustimmen. Das Problem, das nun entsteht, ist, dass eine weitere Zahlung in Mews registriert wird, die wir an die Buchhaltungsplattform senden. Diese Zahlung wird nun doppelt in der Buchhaltung verarbeitet – das ist nicht wünschenswert.
Ein weiteres Problem ist, dass durch die Debitorenverfolgung das Objekt Rechnungen erstellen kann, die wie der folgende Screenshot aussehen. Wie Sie sehen können, wird eine Rechnung erstellt, bei der kein Umsatz berechnet wird – es werden nur Zahlungen hinzugefügt. Daher handelt es sich nicht um eine Rechnung, und wir buchen solche Dokumente nicht auf der Buchhaltungsplattform. Dies führt dazu, dass bei geschlossenen Integrationen die Rechnungsnummern nicht mehr fortlaufend sind.
Ein dritter Nachteil könnte sein, dass Sie Ihre Debitoren nun in 2 Systemen (Buchhaltungsplattform und Mews) verwalten müssen. Das Buchhaltungsteam muss dem Objekt mitteilen, wann die Debitoren bezahlt haben, damit sie die Zahlung in Mews eintragen können. Wenn das Objekt die Zahlungen nicht in Mews einträgt, bleibt eine große Anzahl offener Debitoren in Mews und verwirrt einige der Übersichten in Mews.
Nicht zuletzt macht die Aktivierung der Debitorenverfolgungsoption es schwieriger (und manchmal unmöglich), Ihr Gasthauptbuch mit Berichten in Mews abzugleichen.
Fazit
Wir empfehlen dringend, die Option für die Debitorenverfolgung zu deaktivieren, wenn Sie eine Buchhaltungsintegration mit uns haben. Das erspart Ihnen später viele Probleme.