Was ist Omniboost Base?
Die Omniboost Base-Plattform ermöglicht es Ihnen, Ihre bestehenden Omniboost-Buchhaltungsintegrationen einzusehen, zu integrieren und zu verwalten. Dieses Dokument beschreibt die Informationen und Funktionen, die über Ihr neues Base-Profil verfügbar sind.
Objekte
Die Übersicht aller Ihrer Objekte können Sie sehen, indem Sie auf Objekte im Hauptmenü auf der linken Seite des Bildschirms klicken. Im Zuge des weiteren Rollouts werden jeder Standort und die zugehörigen Informationen vom Omniboost-Team hinzugefügt.
Wenn Sie auf den Namen eines Standorts (in Blau angezeigt) klicken, können Sie grundlegende Informationen zu diesem Objekt einsehen.
Integrationen
Jede Verbindung, die an jedem Standort bereitgestellt wird, ist separat aufgeführt. Eine vollständige Liste der Integrationen können Sie sehen, indem Sie auf Integrationen im Hauptmenü klicken.
Die obige Übersicht zeigt folgende Informationen:
Interner Name der Integration: Nach dem Ausfüllen eines Integrations-Onboarding-Formulars können Sie durch Klicken auf den Namen jede Ihrer vorherigen Zuordnungen ändern.
Konto (Objekt): Welches Objekt diese Integration bedient.
Produkt (Softwarekombination): Welche zwei Systeme die Integration verbindet.
Onboarding-Schritt: Während des ersten Onboardings zeigt diese Spalte, auf welchem Schritt des Onboarding-Formulars Sie sich gerade befinden.
Status: Der Gesamtstatus der Integration (Live: aktiv, Beendet: nicht mehr in Betrieb, Onboarding: Onboarding-Formular wird ausgefüllt, usw.).
Erstellt: Datum, an dem die Integration zu Base hinzugefügt wurde (von Ihnen angefordert und von Omniboost konfiguriert).
Ausführungen (Runs)
Durch Klicken auf die Option Ausführungen im Hauptmenü erhalten Sie die Übersicht aller Ausführungen für jede Ihrer Omniboost-Integrationen. Eine Ausführung stellt eine einzelne Instanz dar, bei der die Integration Daten aus dem Quellsystem abruft, sie in das erforderliche Format umwandelt und in das Zielsystem überträgt.
Jede Zeile zeigt eine einzelne Ausführung mit folgenden Informationen:
Ausführung: Link zu den Ausführungsdetails (Protokolle aller Endpunkte/Aktionen im Zusammenhang mit jeder vollständigen Datenübertragung).
Konto (Objekt): Für welches Objekt die Ausführung war.
Asset (Integration): Für welche Integration die Ausführung war.
Betroffenes Datum: Das Datum der über die Ausführung übertragenen Daten.
Ausgeführt am: Datum und Uhrzeit, wann die Integration ausgeführt wurde.
Status: Ob die Daten erfolgreich übertragen wurden, Fehler aufgetreten sind, fehlgeschlagen sind, usw.
Erklärung der verschiedenen Statusarten:
Dieser Status bedeutet, dass die Daten erfolgreich im Buchhaltungssystem gebucht wurden – keine weitere Aktion erforderlich.
Dieser Status bedeutet, dass die Daten nicht übertragen wurden. In diesem Fall müssen die Protokolle geprüft werden, um den Fehler zu untersuchen und zu beheben. Sobald der Fehler behoben ist, können Sie die Datenübertragung erneut versuchen. Wenn dieser Status nach dem erneuten Versuch bestehen bleibt, wurden die Daten noch immer nicht gesendet – weitere Untersuchungen und/oder Hilfe vom Omniboost-Team sind erforderlich.
Dieser Status bedeutet, dass die ursprüngliche Ausführung nicht erfolgreich war, aber nach Behebung des Fehlers die Daten erfolgreich im Buchhaltungssystem gebucht wurden – keine weitere Aktion erforderlich.
Dieser Status bedeutet, dass eine Manipulation der Daten durch Omniboost durchgeführt wurde und die Daten erfolgreich im Buchhaltungssystem gebucht wurden – keine weitere Aktion erforderlich.
Protokolle: Technische Details zur Ausführung.
Fehler: Fehler, die von Ihrem Team behoben werden können, bevor Sie selbst eine erneute Ausführung durchführen.
Erneut ausführen: Die Option, eine erneute Ausführung auszulösen, wenn und nur wenn ein eindeutiger Fehler vorlag, den Sie selbst beheben konnten (fehlende Sachkontennummer hinzufügen, Zuordnung ändern, erforderliche Informationen in das Quellsystem eingeben, usw.). Diese Schaltfläche führt nicht zu einer erfolgreichen Datenübertragung, wenn der zugrunde liegende Fehler nicht behoben wurde.
Ihre Integrationszuordnung aktualisieren
Ihr Base-Profil ermöglicht es Ihnen, Ihre Integrationseinrichtung und -zuordnung für die gesamte Laufzeit der Verbindung zu überprüfen und zu verwalten. Um Ihre Zuordnung zu verwalten, gehen Sie zu Integrationen und klicken Sie auf den Namen der Integration, die Sie überprüfen oder aktualisieren möchten.
Dies leitet Sie zu den Details Ihrer Integration weiter, wo Sie die unten aufgeführten Optionen verwalten können.
Wichting: Wenn Ihre Integration außerhalb von Base integriert wurde, steht die in Ihrer Integration verwendete Zuordnung nicht zur Überprüfung zur Verfügung. Sie können jedoch weiterhin neue Werte hinzufügen und eine Aktualisierung über das System anfordern, wie unten beschrieben.
1. Verbindungsstatus beider Systeme (Quelle und Ziel)
Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um Beispiele handelt und Ihre Ansicht je nach den anwendbaren Systemen abweichen kann.
Hier können Sie sehen, ob Sie sich erfolgreich mit den Systemen verbunden haben, die wir integrieren. Dies stellt sicher, dass Omniboost alle notwendigen Informationen abrufen und anzeigen kann, um das beste Onboarding-Erlebnis zu ermöglichen.
Wenn Sie erfolgreich verbunden sind, aber einen falschen Benutzer oder eine andere Umgebung verwenden, können Sie sich hier mit dem richtigen Konto erneut verbinden.
Wichtig: Wenn Sie nicht mit Ihrem PMS/POS-System verbunden sind, können wir die dynamischen Umsatz-/Produktkategorien nicht abrufen, die für die Anzeige Ihres Zuordnungsschritts erforderlich sind. Ihr Zuordnungsschritt ist dann leer, und Sie können keine Zuordnungsaktualisierungsanfrage an unser Team senden.
Wenn Sie nicht mit Ihrem Buchhaltungssystem verbunden sind, können wir Ihren Kontenplan nicht abrufen und anzeigen. Stattdessen sehen Sie ein Textfeld, in dem Sie den erforderlichen Wert (Sachkontennummer, Kostenstelle, usw.) manuell eingeben können.
2. Integrationseinstellungen
Sofern zutreffend, werden auf dieser Seite alle Einstellungen angezeigt, die für Ihre Verbindung erforderlich sind, mit Ausnahme der Buchhaltungszuordnung der dynamischen Variablen, die aus Ihrer PMS/POS-Umgebung abgerufen werden. Diese Variablen unterscheiden sich je nach Softwarekombination.
3. Integrationszuordnung
Wenn Sie mit Ihrem Quellsystem verbunden sind, können Sie alle relevanten Kategorien sehen, die aus Ihrem PMS/POS abgerufen wurden. Diese werden auf der linken Seite der Zuordnungsübersicht angezeigt. Für jede dieser Kategorien sehen Sie ein Feld für jeden entsprechend erforderlichen Wert.
Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um Beispiele handelt und Ihre Ansicht je nach den anwendbaren Systemen abweichen kann. Das obige Beispiel zeigt eine Liste von Umsatzkategorien, die in einer PMS- und POS-Umgebung eingerichtet sind. Für jede dieser Umsatzkategorien benötigen wir eine Sachkontennummer. Wenn Ihre PMS/POS-Umgebung verbunden war, wäre das Feld neben jeder Kategorie ein Dropdown-Feld mit Ihrem Kontenplan.
Wichtig: Wir empfehlen dringend, Ihre PMS/POS-Umgebung für jede Integration direkt über Base zu verbinden. Wenn Ihre PMS-Umgebung nicht verbunden ist (obwohl nicht empfohlen), können Sie den erforderlichen Sachkontenwert dennoch manuell eingeben.
Sobald Sie die Änderungen eingegeben haben, vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken. Dies speichert die neuen Werte automatisch und benachrichtigt das Omniboost-Team, die Änderungen zu überprüfen und in Ihre Live-Integration einzupflegen. Es ist nicht erforderlich, das Support-Team per E-Mail zu kontaktieren. Sobald die Änderungen in Ihrer Integration implementiert wurden, erhalten Sie eine Benachrichtigung über Ihr Base-Profil.
Detaillierte Ausführungsprotokolle
Für jede Ausführung, bei der Fehler aufgetreten sind, können Sie zusätzliche Details zum Problem einsehen. Diese Details sind zugänglich, indem Sie zu Ausführungen gehen und auf die Ausführungsdetails einer betroffenen Ausführung klicken.
Dies leitet Sie zu weiteren Informationen über diese spezifische Ausführung weiter. Um die Protokolle zu sehen, klicken Sie auf den Tab Protokolle.
Sie können dann alle Informationen sehen, die für den Fehler bei dieser spezifischen Ausführung verfügbar und relevant sind.
Erneute Datenausführung durchführen
Wenn Ihr Benutzerprofil die entsprechenden Berechtigungen hat, können Sie alle zuvor gesendeten Daten erneut senden. Diese Funktion kann verwendet werden für:
Erneutes Senden von Daten, die aufgrund einer falschen Konfiguration oder eines Fehlers nicht in Ihrem Buchhaltungssystem gebucht wurden.
Erneutes Senden von Daten, die teilweise oder falsch in Ihrem Buchhaltungssystem gebucht wurden.
Erneutes Senden von Daten, die im PMS/POS-System nach der ursprünglichen automatischen Datenausführung geändert wurden.
Wichtig: Wann sollte die Funktion 'Erneut ausführen' verwendet werden?
Senden Sie Daten nur erneut, nachdem der zugrunde liegende Fehler oder das Konfigurationsproblem behoben wurde. Wenn die Ursache nicht behoben wurde, schlägt die erneute Ausführung erneut fehl.
Fehler, die Sie selbst beheben können
Einige Fehler entstehen durch Konfigurationseinstellungen in Ihrem PMS, POS oder Buchhaltungssystem. Nach der Aktualisierung der entsprechenden Einstellungen können Sie die Funktion 'Erneut ausführen' verwenden, um die betroffenen Daten erneut zu senden.
Fehler, die von Omniboost behoben werden
Bestimmte Probleme erfordern einen Eingriff des Omniboost-Teams. Diese Fehler werden automatisch von der Integration an uns gemeldet, sodass es nicht erforderlich ist, den Support separat zu kontaktieren.
Sobald das Problem behoben ist, können Sie die betroffenen Daten bei Bedarf erneut ausführen.
Schnellprüfung vor der erneuten Ausführung
Bevor Sie eine erneute Ausführung auslösen, bestätigen Sie Folgendes:
Das Konfigurationsproblem, das den Fehler verursacht hat, wurde behoben.
Alle erforderlichen Änderungen in Ihrem PMS, POS oder Buchhaltungssystem wurden vorgenommen.
Sie haben eine Bestätigung von Omniboost erhalten, falls das Problem einen technischen Eingriff erforderte.
Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, können Sie die Funktion 'Erneut ausführen' sicher verwenden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Gehen Sie zur Ausführungsübersicht.
Suchen Sie die ursprüngliche Datenübertragung.
Klicken Sie auf die graue Schaltfläche 'Erneut ausführen' in der rechten Ecke.
Klicken Sie im angezeigten Popup-Fenster auf die blaue Schaltfläche 'Erneute Ausführung initiieren'.
Die neue Ausführung sowie ihr Status werden unterhalb der ursprünglichen angezeigt. Wenn die erneute Ausführung erfolgreich war, ändert sich der Status von 'Mit Fehlern abgeschlossen' (rot) zu 'Fehler, aber erneute Ausführung abgeschlossen' (grün).
Benutzer
Wenn Sie auf Benutzer klicken, können Sie eine Liste aller Benutzer anzeigen, die derzeit mit Ihrem Gesamtkonto verbunden sind.
Hier können Sie auch neue Teammitglieder hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche NEUEN HINZUFÜGEN in der oberen rechten Ecke klicken. Sie werden dann zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie die erforderlichen Details eingeben können.
Klicken Sie auf die graue Schaltfläche Generieren, um ein einzigartiges zufälliges Passwort zu erstellen, das Sie dann kopieren und in die Felder Passwort und Passwort bestätigen einfügen können.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Schalter Aktiv in der oberen rechten Ecke aktivieren. Wenn der neue Benutzer nur auf ausgewählte Objekte zugreifen soll, geben Sie bitte an, welche, indem Sie aus der Gesamtliste auswählen. Wenn Sie keine Angaben machen, hat der Benutzer Zugriff auf alle.
Beachten Sie bei der Auswahl der Rolle, dass ein Client-Administrator mehr Rechte hat als ein Client-Benutzer. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Rolle mit bestimmten Berechtigungen hinzufügen möchten, können Sie eine neue erstellen, indem Sie zu Benutzer -> Rollen -> Neu hinzufügen gehen.
Neue Integration integrieren
Ihr Base-Plattformprofil ermöglicht es Ihnen, sich anzumelden und alle Werte bereitzustellen, die zur Konfiguration jeder neuen Verbindung erforderlich sind.
Um das Onboarding abzuschließen, können Sie sich in Ihr Base-Profil einloggen, zu Integrationen gehen und auf den im Onboarding-Schritt angezeigten Schritt klicken.
Wenn Sie auf den Onboarding-Schritt für diese Integration klicken, werden Sie zum entsprechenden Integrationsformular weitergeleitet. Ihnen wird der zuletzt abgeschlossene Schritt angezeigt, sodass Sie von dort aus weitermachen können.
Wenn Sie zum ersten Mal auf das Formular zugreifen, werden Sie immer zu den T&Cs weitergeleitet.
Verbindung mit Ihrem Buchhaltungssystem herstellen
Jedes der von Ihnen verwendeten Buchhaltungssysteme hat eine andere Verbindungsmethode, daher unterscheidet sich Schritt 4 je nach System.